In breve
- Il prezzo a persona del catering copre il menu; quasi tutto il resto può essere incluso, extra o di un fornitore esterno.
- Le voci da chiarire: allestimento, noleggi, personale, bar, torta, fiori, musica, tensostrutture, pulizie, guardaroba.
- Ogni catering fa scelte diverse: chiedi un elenco scritto di cosa porta e cosa no.
- Decidi presto chi coordina tutti i fornitori il giorno dell'evento.
Un ricevimento non è solo il menu. Ci sono tavoli da vestire, bicchieri da contare, camerieri, un bar, una torta, dei fiori, la musica, a volte una copertura per la pioggia e qualcuno che alla fine pulisce. Alcune di queste cose le porta il catering, altre no. Questa guida mette in fila tutti i servizi intorno al cibo e ti dice cosa chiedere per ognuno.
Perché i servizi accessori contano
A Roma lavorano catering molto diversi. Alcuni offrono un servizio chiavi in mano: cucina, allestimento, noleggi, a volte musica e fiori, con un solo referente. Altri fanno solo la cucina e il servizio di sala, e lasciano a te il resto. In mezzo ci sono tutte le combinazioni.
Il problema non è quale modello scegli. Il problema è confrontare due preventivi che non contengono le stesse cose. Un prezzo a persona più basso può non includere personale o tovagliato. Uno più alto può avere già dentro fiori e allestimento. Per confrontarli devi metterli sullo stesso piano, voce per voce.
La mappa dei servizi: chi fa cosa
La tabella qui sotto è indicativa: descrive le situazioni più comuni, ma ogni catering e ogni location fanno scelte proprie. Usala come lista di controllo, non come regola.
| Servizio | Spesso incluso | Spesso extra | Spesso fornitore esterno | Guida |
|---|---|---|---|---|
| Personale di sala | Sì, per l'orario previsto | Ore oltre l'orario | Raro | Personale di sala |
| Stoviglie, bicchieri, posate | Sì, linea standard | Linee particolari | Noleggiatore | Cristalleria e stoviglie |
| Tovagliato e mise en place | Di base | Colori, tessuti, sottopiatti | Allestitore | Allestimento |
| Bar e bevande | Acqua, vino della casa | Open bar, cocktail | Bar esterno | Open bar |
| Torta | Dipende | Torta scenografica | Pasticceria | Wedding cake |
| Fiori e centrotavola | Raro | Talvolta | Fiorista | Fiori e centrotavola |
| Musica e intrattenimento | No | Talvolta | DJ, band, animatori | Musica |
| Tensostrutture e gazebo | No | Talvolta | Noleggiatore | Tensostrutture |
| Pulizie e smontaggio | La parte del catering | Pulizia completa dello spazio | Impresa di pulizie | Pulizie e smontaggio |
| Guardaroba | Raro | Talvolta | Agenzia di hostess | Personale di sala |
Allestimento e mise en place
La mise en place è come si presenta la tavola: tovaglie, tovaglioli, piatti, posate, bicchieri, segnaposto. Quasi tutti i catering portano una linea di base. Le differenze nascono su colori, tessuti, sottopiatti e centrotavola.
Se hai in mente uno stile preciso, chiedi di vedere le linee disponibili. In una location vuota, come un casale ai Castelli Romani o una villa sull'Appia Antica, l'allestimento costruisce l'atmosfera da zero. In un palazzo storico del centro, spesso basta meno.
Noleggi: stoviglie, arredi, attrezzature
Il catering porta di solito ciò che serve per cucinare e servire. Tavoli, sedie, arredi lounge, luci e riscaldatori possono essere della location, del catering o di un noleggiatore. La guida sul noleggio di attrezzature per eventi ha l'elenco completo.
Personale
Camerieri, maître, barman, cuochi in loco. Il numero dipende dalla formula: un servito al tavolo chiede più persone di un buffet. Chiedi quante persone sono previste, con quali ruoli e per quante ore. Per un'idea delle proporzioni leggi quanti camerieri servono.
Bar e bevande
Il vino durante la cena è spesso incluso nel menu. L'open bar dopo la torta, con cocktail e distillati, è più spesso una voce a parte o un fornitore dedicato. Se porti vino tuo, chiedi del diritto di tappo: lo trovi spiegato nei costi extra del catering.
Torta e dolci
La torta può farla il catering, una pasticceria scelta da te o la location. Se arriva da fuori, alcuni catering chiedono un costo per conservarla, tagliarla e servirla. È una prassi da chiedere prima, non da scoprire in fattura.
Fiori, musica, tensostrutture
Fiori e musica sono quasi sempre di fornitori esterni. Contano per il catering per due motivi: lo spazio sulla tavola (un centrotavola alto e un buffet affollato non vanno d'accordo) e i tempi del servizio (il primo ballo non deve cadere mentre escono i secondi).
Le tensostrutture sono una voce a sé. Servono per il piano B meteo o per uno spazio senza copertura, e portano con sé questioni di sicurezza e permessi da verificare.
Pulizie, rifiuti e smontaggio
Alla fine qualcuno deve smontare la cucina, portare via i rifiuti, restituire lo spazio. Il catering pulisce di solito la propria area. La pulizia completa della location può essere della location stessa o di un'impresa. Anche l'orario di fine conta: molte location hanno un limite oltre il quale non si può restare.
Catering chiavi in mano o fornitori separati
| Modello | Vantaggi | Limiti |
|---|---|---|
| Chiavi in mano | Un solo referente, meno coordinamento, preventivo unico | Meno libertà nella scelta dei singoli fornitori |
| Fornitori separati | Scegli ognuno per stile e prezzo | Più contratti, più telefonate, più rischio di buchi |
| Misto | Catering per cucina e allestimento, esterni per fiori e musica | Serve chiarire chi coordina |
Non esiste una scelta giusta per tutti. Se hai poco tempo, il chiavi in mano ti toglie lavoro. Se hai idee precise su fiori o musica, i fornitori separati ti lasciano più spazio. Nella pratica, molti scelgono il modello misto.
Il coordinamento: chi tiene i tempi
Più fornitori ci sono, più serve qualcuno che li faccia lavorare insieme. Può essere una wedding planner, un event manager aziendale o il responsabile di sala del catering. Chiedi sempre:
- chi è il referente il giorno dell'evento;
- se gestisce anche fornitori che non ha scelto lui;
- quando arriva e quando va via;
- chi ha la scaletta della giornata e chi la manda agli altri.
Prepara una scaletta unica, con orari di arrivo, montaggio, servizio e smontaggio di ogni fornitore. Mandala a tutti una settimana prima.
Domande da fare al catering
- Mi mandate l'elenco scritto di cosa è incluso nel prezzo a persona?
- Personale, stoviglie e tovagliato sono compresi? Per quante ore?
- Offrite anche allestimento, fiori o musica, o lavorate con fornitori di fiducia?
- Se porto fornitori miei, ci sono costi o vincoli?
- Il bar è vostro o di un fornitore esterno? Come si calcola?
- Se la torta arriva da una pasticceria, c'è un costo per il servizio?
- Chi coordina i fornitori il giorno dell'evento?
- Cosa pulite e cosa portate via alla fine? Entro che ora?
Per finire
Prima di confrontare due preventivi, prendi la tabella di questa pagina e segna per ogni catering cosa è incluso, cosa è extra e cosa devi trovare fuori. Solo allora i prezzi diventano confrontabili. La guida su come leggere un preventivo di catering ti aiuta a farlo.
Se non sai ancora da dove partire, trova il catering giusto per il tuo evento rispondendo a poche domande, oppure guarda la lista dei catering a Roma. Quando hai data, ospiti e location, chiedi un preventivo e domanda che ogni servizio sia scritto a parte.
