Cosa si intende per allestimento
L'allestimento è tutto quello che trasforma uno spazio vuoto nel luogo della festa: dove stanno i tavoli, cosa c'è sopra, come è illuminata la sala, dove si ripara chi arriva se piove. Alcuni catering lo offrono in proprio, altri lavorano con aziende di fiducia, altri ancora si occupano solo della cucina. In tutti i casi il risultato dipende da quanto bene allestitore e catering si parlano.
I tipi di allestimento
- Floreale: centrotavola, archi, composizioni per la cerimonia e per il buffet. Chiedi fiori di stagione e altezze che non impediscano di parlare a tavola. Leggi la guida su fiori e centrotavola per eventi.
- Luci: illuminazione d'ambiente, faretti sui tavoli, luci per il giardino e per la pista. Una buona luce cambia una sala più di qualsiasi decorazione. Vedi la guida a luci e illuminazione per eventi.
- Arredi a noleggio: tavoli, sedute, divanetti per l'aperitivo, banconi bar. Approfondisci nella guida al noleggio di arredi per eventi e in quella sul noleggio di attrezzature.
- Tensostrutture e gazebo: coperture per eventi all'aperto e piano B in caso di pioggia, con pavimentazione e riscaldamento se serve. Leggi tensostrutture e gazebo per eventi.
- Scenografie e allestimenti a tema: fondali, photo corner, ambientazioni per feste a tema e lanci di prodotto. Vedi la guida a scenografie e allestimenti a tema.
- Stand e spazi espositivi: per fiere, congressi e presentazioni aziendali, con grafica e arredi coordinati. C'è una guida dedicata agli allestimenti per eventi aziendali.
- Tavola: tovagliato, piatti, bicchieri, sottopiatti, segnaposto. È il punto in cui allestimento e catering si toccano di più. Leggi la guida agli stili di allestimento della tavola e quella sul noleggio di cristalleria e stoviglie.
Come coordinare allestitore e catering
Il punto critico è la divisione dei compiti. Prima di firmare, fai scrivere chi porta cosa: tavoli e sedie, tovaglie, piatti e bicchieri, buffet e banconi, luci. Se lo portano in due, paghi due volte; se nessuno lo porta, te ne accorgi il giorno dell'evento.
Poi metti tutti sullo stesso programma. L'allestitore ha bisogno di ore per montare e il catering ha bisogno di trovare i tavoli già pronti per apparecchiare. Concorda l'ordine di ingresso nella location, gli spazi di scarico e l'orario di smontaggio, che spesso è la parte più stretta della giornata.
Infine verifica i punti in cui gli allestimenti toccano la cucina: le candele vicino al buffet, i fiori sui tavoli dove si impiatta, l'altezza dei centrotavola rispetto al servizio, i cavi delle luci nei passaggi dei camerieri. La guida sull'allestimento di eventi con il catering entra nei dettagli.
Un esempio: in una villa ai Castelli Romani con aperitivo in giardino e cena in sala, l'allestitore monta prima la sala e poi il giardino, mentre il catering prepara la cucina d'appoggio sul retro. Se piove, la tensostruttura deve essere già in piedi e il buffet dell'aperitivo deve avere un posto previsto al coperto. Sono decisioni da prendere insieme, prima.
Allestimenti per matrimoni e per aziende
Nei matrimoni l'allestimento segue lo stile degli sposi e della location: una villa sull'Appia, un casale in Sabina o una terrazza in centro chiedono scelte diverse. Leggi la guida agli allestimenti per matrimoni a Roma e la pagina sul catering per matrimoni.
Negli eventi aziendali contano coerenza con il marchio, tempi stretti di montaggio e accessi regolati. Se l'evento è grande, guarda anche la pagina sul catering per grandi eventi.
Quanto costa un allestimento
Non indichiamo prezzi: ogni allestimento è un progetto a sé. Il preventivo dipende da quantità e tipo di materiali, fiori di stagione o importati, ore di montaggio e smontaggio, trasporto, accesso alla location e da quanto si noleggia o si acquista. Chiedi un preventivo voce per voce, con foto o bozzetti, e confrontalo con quello che il catering include già. Per le altre voci che si aggiungono al menu leggi la guida ai servizi accessori del catering e ai costi extra del catering.
Cosa chiedere prima di confermare
- Avete già lavorato in questa location? Conoscete accessi e orari?
- Cosa è incluso nel preventivo e cosa porta il catering?
- Quante ore servono per montaggio e smontaggio?
- Come gestite il piano B in caso di pioggia?
- Posso vedere foto di allestimenti fatti, non solo immagini di repertorio?
Quando hai location e data, puoi chiedere fino a 3 preventivi ai catering e chiedere loro anche quali allestitori conoscono già.