In breve
- In un evento aziendale l'allestimento comunica il marchio: colori, logo, messaggi.
- Palco, luci, schermi e arredi sono di solito dell'allestitore; buffet e aree di servizio del catering.
- Strutture e materiali possono richiedere certificazioni: verifica con la location.
- Prepara file grafici e planimetria in anticipo: sono il collo di bottiglia di ogni allestimento.
Convention, lancio di prodotto, cena di gala, stand in fiera: in un evento aziendale l'allestimento non serve solo a decorare. Deve far riconoscere l'azienda, guidare le persone e lasciare spazio al lavoro del catering. Questa guida ti aiuta a dividere i compiti e a non dimenticare nulla.
Gli elementi di un allestimento aziendale
| Elemento | A cosa serve | Chi lo fornisce di solito |
|---|---|---|
| Palco e pedane | Discorsi, premiazioni, presentazioni | Allestitore, service tecnico |
| Schermi e ledwall | Video, slide, dirette | Service audio-video |
| Luci | Scena, atmosfera, colori del marchio | Service luci |
| Branding | Logo, colori, messaggi | Allestitore, stampatore |
| Arredi | Lounge, tavoli alti, sedute | Noleggio arredi |
| Segnaletica | Percorsi, sale, servizi | Allestitore |
| Area accrediti | Accoglienza, badge | Allestitore, hostess |
| Buffet e bar | Cibo e bevande | Catering |
| Mise en place dei tavoli | Cene sedute | Catering |
Per eventi piccoli, come un aperitivo in ufficio, il catering può curare anche fiori, tovagliato in tinta e qualche elemento di branding. Per eventi grandi serve un allestitore. Trovi aziende di allestimento nella pagina allestimenti per eventi a Roma.
Branding: dove mettere il marchio
Il marchio va dove le persone guardano, senza riempire ogni superficie.
- Ingresso: un pannello o un totem con logo e nome dell'evento.
- Fondale del palco: è lo sfondo di tutte le foto.
- Photocall: un pannello per le foto degli ospiti.
- Segnaletica: percorsi e sale nei colori aziendali.
- Luci: un colore di luce coerente con il marchio cambia la sala con poco.
- Catering: tovaglioli, bicchieri, menu, cartelli dei buffet, sottobicchieri.
Chiedi all'allestitore le scadenze per i file grafici e i formati richiesti. È la causa più comune di ritardi.
Palco e tecnica
Un palco aziendale è spesso una pedana con fondale, leggio, microfoni, schermo. Cosa verificare:
- dimensioni in base al numero di persone sul palco;
- visibilità da tutta la sala;
- accesso con scaletta o rampa, anche per persone con disabilità;
- documentazione: chi monta palchi e strutture rilascia di norma un certificato di corretto montaggio;
- corrente per audio, video e luci, separata da quella del catering se possibile.
Le luci sono un capitolo a parte: leggi la guida a luci e illuminazione per eventi.
Stand in fiera
Uno stand in fiera ha regole proprie, decise dall'ente fieristico: altezze massime, materiali, orari di montaggio, accessi per i fornitori. A Roma molte fiere e congressi si svolgono nei padiglioni a nord-ovest della città e nei centri congressi dell'EUR. Prima di progettare:
- scarica il regolamento tecnico della manifestazione;
- verifica se il catering esterno è ammesso o se c'è un fornitore ufficiale;
- chiedi gli orari di carico e scarico;
- verifica i requisiti dei materiali, compresa la reazione al fuoco.
Se vuoi offrire un caffè o un aperitivo allo stand, chiarisci con l'ente fiera cosa si può servire e chi può farlo.
Arredi e zone
Un evento aziendale funziona per zone: accoglienza, plenaria, networking, buffet, lounge. Gli arredi le disegnano.
- Tavoli alti per il networking in piedi.
- Lounge con divani e poltrone per conversazioni più lunghe.
- Tavoli tondi per le cene sedute.
- Platea per la plenaria.
Il passaggio da una configurazione all'altra (per esempio da platea a cena) va pianificato: chi sposta le sedie e in quanto tempo? Trovi tipi di arredi e cosa chiedere nella guida al noleggio di arredi per eventi.
Lo spazio del catering
L'allestimento deve lasciare spazio al catering. Spesso viene progettato senza, e il buffet finisce in un angolo.
Chiedi all'allestitore di prevedere sulla planimetria:
- posizione dei buffet e del bar, accessibili e non in mezzo al passaggio;
- area di servizio nascosta agli ospiti, per carrelli, ricariche, sporco;
- percorso del personale dalla cucina alla sala;
- prese elettriche per scaldavivande, macchine del caffè, frigoriferi.
Se l'evento è un congresso con più pause, leggi anche la guida al catering per congressi a Roma.
Regole e sicurezza
Le regole cambiano con la location e il tipo di evento. In generale:
- i materiali usati in luoghi aperti al pubblico possono dover avere una classe di reazione al fuoco certificata;
- vie di fuga e uscite di emergenza devono restare libere;
- fissaggi su muri e soffitti sono spesso vietati nelle sedi storiche;
- gli impianti elettrici provvisori vanno realizzati da tecnici abilitati.
Chiedi alla location il suo regolamento e fallo leggere a tutti i fornitori.
Tempi di montaggio
| Fase | Cosa succede |
|---|---|
| Giorni prima | File grafici approvati, planimetria definitiva, ordini |
| Giorno prima o mattina | Montaggio palco, tecnica, arredi, branding |
| Poche ore prima | Catering: buffet, bar, mise en place |
| Prova | Prova audio, video, luci, scaletta |
| Dopo l'evento | Smontaggio, rientro materiali |
Il catering di solito arriva per ultimo: se l'allestimento è in ritardo, il catering perde tempo prezioso. Fissa un orario di consegna degli spazi.
Sostenibilità dell'allestimento
Molte aziende chiedono eventi con meno sprechi. Nell'allestimento si traduce in scelte semplici:
- materiali riutilizzabili (tessuti, pannelli modulari) al posto di stampe usa e getta;
- grafica senza data, per riusare totem e fondali in più eventi;
- arredi a noleggio invece che acquistati;
- luci a LED, che consumano meno;
- stoviglie lavabili al buffet, d'accordo con il catering.
Chiedi all'allestitore cosa succede ai materiali dopo l'evento: chi li conserva, chi li ricicla, cosa finisce tra i rifiuti.
Domande da fare all'allestitore e al catering
- Cosa è incluso nel vostro preventivo e cosa è a parte?
- Che formati e scadenze avete per i file grafici?
- Il palco e le strutture hanno il certificato di corretto montaggio?
- I materiali hanno la classe di reazione al fuoco richiesta dalla location?
- Quanta corrente vi serve e da dove la prendete?
- Avete già lavorato in questa location?
- Chi sposta gli arredi tra un momento e l'altro dell'evento?
- Il catering può personalizzare tovaglioli, bicchieri e cartelli?
- A che ora consegnate gli spazi al catering?
Per finire
Un allestimento aziendale funziona quando ogni fornitore sa cosa porta, dove lo mette e a che ora. Guarda le aziende nella pagina allestimenti per eventi a Roma e i catering della sezione catering aziendale. Con planimetria e programma pronti, chiedi un preventivo.
