Cosa deve contenere un preventivo di catering?

Menu con quantità, prezzo a persona e numero di ospiti su cui è calcolato, IVA, personale con ore incluse, bevande, noleggi, trasporto, condizioni di pagamento e di annullamento. Se una di queste voci manca, chiedila per iscritto prima di confrontare i prezzi.

Il prezzo del preventivo è IVA inclusa?

Non sempre. Nei preventivi alle aziende capita spesso che sia esclusa, in quelli ai privati più spesso inclusa. Per il catering con servizio l'aliquota è di norma il 10%: controlla che la dicitura sia scritta chiaramente.

Cosa vuol dire numero minimo garantito?

È il numero di ospiti che paghi comunque, anche se all'evento ne arrivano meno. Di solito lo comunichi qualche giorno prima: chiedi la data entro cui puoi ancora ridurlo.

Quanto vale un preventivo nel tempo?

Ogni preventivo dovrebbe indicare una validità, cioè la data entro cui il prezzo è garantito. Per un matrimonio prenotato con molti mesi d'anticipo, chiedi se il prezzo resta fisso fino all'evento o può essere aggiornato.

Come leggere un preventivo di catering: voci, IVA ed extra

In breve

Un preventivo chiaro separa cibo, bevande, personale, noleggi e trasporto.

Prima di guardare il totale, controlla IVA, numero di ospiti e ore di servizio incluse.

Le condizioni (acconto, minimo garantito, annullamento) contano quanto il prezzo.

Per confrontare due offerte, rendile omogenee: stesse righe, stesse voci.

Hai chiesto tre preventivi e ti sono arrivati tre documenti diversi: uno di una pagina, uno di sei, uno con un prezzo solo. È normale. Ogni catering ha il suo modo di presentare l'offerta. Il lavoro tuo è tradurli nella stessa lingua, voce per voce, prima di decidere.

La struttura di un preventivo

Un buon preventivo, qualunque sia il formato, risponde a queste domande. Se una manca, scrivi al catering e chiedila.

Sezione	Cosa deve dire
Dati dell'evento	Data, orari, luogo con indirizzo, tipo di evento, numero di ospiti
Menu	Elenco dei piatti per ogni fase (aperitivo, cena, dolci), quantità o pezzi a persona
Prezzo	A persona o a forfait, IVA inclusa o esclusa, prezzo bambini
Bevande	Cosa è compreso, quali etichette, come si paga l'extra
Personale	Numero di addetti per ruolo e ore di servizio incluse
Noleggi e allestimento	Tavoli, sedie, tovagliato, stoviglie, buffet, gazebo
Logistica	Trasporto, montaggio, smontaggio, rifiuti
Condizioni	Acconto, saldo, minimo garantito, variazioni, annullamento, validità

Le voci, una per una

Prezzo a persona o a forfait

Il prezzo a persona si moltiplica per gli ospiti. Il forfait è un totale per tutto l'evento. Il primo è più facile da confrontare, il secondo è comune per eventi piccoli o per servizi come l'open bar. Se ricevi un forfait, chiedi su quanti ospiti è calcolato.

Il numero di ospiti e il minimo garantito

Controlla su quanti ospiti è fatto il conto. Molti catering lavorano con un numero minimo garantito: lo comunichi qualche giorno prima dell'evento e paghi quello, anche se poi arrivano meno persone. Chiedi la data ultima per cambiarlo e cosa succede se gli ospiti aumentano.

IVA

Per la somministrazione di cibo e bevande con servizio si applica di norma l'aliquota del 10%. Se il catering consegna solo vassoi, possono valere le aliquote dei singoli prodotti. Cerca la dicitura "IVA inclusa" o "IVA esclusa": su un preventivo da migliaia di euro sposta il totale in modo sensibile.

"Ricco buffet di antipasti" non è una quantità. Chiedi quanti pezzi a persona di finger food, quante portate, quante postazioni. Per capire se le quantità sono giuste, usa la guida alle quantità di cibo per persona.

Bevande

Le formule più comuni sono tre: comprese nel prezzo a persona, a consumo, oppure a bottiglia aperta. Il pacchetto incluso a volte prevede solo acqua, vino della casa e caffè. Se ti interessa un vino del Lazio preciso, un Frascati o un Cesanese, fallo scrivere con il nome dell'etichetta.

Personale

"Servizio incluso" non basta. Deve diventare: quanti camerieri, quanti cuochi, se c'è un maître o un barman, dall'ora X all'ora Y. Poi chiedi il costo dell'ora extra. Per capire quante persone servono davvero chiedi quanti tavoli o quante isole segue ogni cameriere.

Noleggi e allestimento

Tavoli, sedie, tovagliato, piatti, bicchieri, posate, tavoli buffet, gazebo, illuminazione. In una villa con catering in esclusiva sono quasi sempre compresi. In una location libera o in un giardino privato possono essere una voce a parte, anche importante.

Trasporto e logistica

Il trasporto di solito è incluso entro una certa distanza. Per un evento ai Castelli Romani, sul lago di Bracciano o sul litorale può esserci un supplemento. In centro storico, dentro la ZTL, possono servire permessi di accesso e orari di carico: chiedi chi se ne occupa.

Condizioni di pagamento e annullamento

Acconto alla firma, eventuali rate, saldo prima o dopo l'evento. Poi l'annullamento: cosa succede all'acconto se annulli tu e cosa succede se annulla il catering. Per un evento all'aperto, chiedi anche cosa prevede il piano B in caso di pioggia e se ha un costo.

Validità

Il preventivo dovrebbe indicare fino a quando il prezzo è valido. Per un matrimonio prenotato con un anno d'anticipo, chiedi se il prezzo resta bloccato.

Come confrontare due preventivi

Il metodo è semplice e funziona sempre.

Prepara una tabella con le righe della struttura qui sopra.
Riempi una colonna per ogni catering: "inclusa", "a parte, X €" o "non indicata".
Per ogni "non indicata", scrivi al catering e chiedi.
Per ogni "a parte", somma il costo al totale.
Porta tutti i totali alla stessa IVA.
Solo ora confronta i numeri.

Ecco un esempio di come può apparire la tabella a metà lavoro:

Voce	Catering A	Catering B
IVA	Inclusa	Esclusa
Personale	5 camerieri fino alle 24	"Servizio incluso" (da chiedere)
Bevande	Acqua, vino, caffè	Acqua e caffè, vino a consumo
Noleggi	Inclusi	Tovagliato a parte
Torta	Inclusa	Taglio a parte se esterna
Ore extra	Indicate	Non indicate (da chiedere)

Spesso, dopo questo passaggio, il preventivo che sembrava più caro non lo è più. Per gli importi che di solito restano fuori dal prezzo a persona, leggi la guida ai costi extra del catering.

I segnali da non sottovalutare

Prezzo "a partire da" senza menu: è il caso più favorevole, non il tuo evento.
Nessun numero sul personale: chiedi sempre addetti e orari.
Nessuna condizione di annullamento: falla scrivere prima di versare l'acconto.
Allergeni non citati: il catering deve poterti dire quali allergeni contengono i piatti, come prevede il Regolamento UE 1169/2011. Chiedi come gestisce le diete speciali.
Preventivo solo a voce: tutto ciò che conta va scritto.

Domande da fare al catering

Su quanti ospiti è calcolato il prezzo, e qual è il minimo garantito?
Entro quando posso comunicare il numero definitivo?
Il prezzo è IVA inclusa o esclusa?
Quanti addetti sono previsti, con quali ruoli, e per quali ore?
Quanto costa ogni ora extra?
Cosa è compreso nelle bevande, con quali etichette?
Quali noleggi sono inclusi e quali a parte?
Il trasporto ha supplementi per distanza o ZTL?
Quanto è l'acconto e cosa succede se annullo?
Qual è il piano B in caso di pioggia?
Fino a quando è valido questo preventivo?

Prima di firmare

Chiedi una degustazione e rileggi il preventivo dopo averla fatta: è il momento giusto per aggiustare il menu e le quantità. Le altre verifiche, dal contratto ai permessi sanitari, sono nella guida su come scegliere il catering, mentre le fasce di prezzo per formula sono in quanto costa un catering a Roma.

Quando sei pronto, puoi chiedere un preventivo a più catering con le stesse informazioni, partendo dall'elenco dei catering di Roma.