Musica e intrattenimento all'evento: i tempi con il catering

In breve

• Musica e servizio si alternano: costruisci una scaletta unica con catering e musicisti.
• DJ, band e animatori chiedono spazio, corrente e un pasto: dillo al catering.
• Gli orari limite per la musica li decide la location (e le regole sul rumore): chiedili per iscritto.
• Per la SIAE verifica su siae.it chi deve fare la pratica e come.

La musica decide il ritmo della serata. Il catering decide il ritmo della cucina. Se le due cose non si parlano, succede che il primo ballo cade mentre escono i secondi, o che gli ospiti restano seduti in silenzio aspettando il dolce. Questa guida spiega come mettere d'accordo musica, intrattenimento e servizio.

Chi fa cosa

• DJ, band, musicisti: suonano e spesso fanno anche da presentatori (annunci, brindisi, taglio della torta).
• Animatori: per le feste dei bambini, ma anche per eventi aziendali con giochi o spettacoli.
• Show e performance: artisti di strada, ballerini, magia, ritrattisti, fotobooth.
• Catering: serve, tiene i tempi della cucina, sparecchia, prepara torta e bar.
• Location: dà le regole su orari, volumi, spazi e corrente.

A volte il catering con servizio chiavi in mano propone anche la musica. Più spesso è un fornitore a parte. Per il quadro di tutti i servizi leggi la guida ai servizi accessori del catering.

La scaletta unica

È lo strumento più utile. Un solo documento, mandato a tutti i fornitori, con orari e momenti chiave. Ecco un esempio indicativo per un matrimonio con cerimonia nel pomeriggio: gli orari dipendono da stagione, location e formula.

Gli stessi principi valgono per una cena aziendale: i discorsi del direttore e la premiazione si mettono tra una portata e l'altra, non mentre i camerieri servono. La guida alla cena di gala aziendale ha una scaletta tipo.

I momenti delicati

Discorsi e brindisi

Il catering deve sapere quando ci sono, per riempire i calici prima e fermare il servizio durante. Un discorso con i camerieri che passano tra i tavoli non si sente.

Primo ballo

Molti lo mettono dopo il taglio della torta, quando la cena è finita. Altri lo fanno tra primo e secondo. Va bene tutto, purché la cucina lo sappia: un piatto caldo che aspetta dieci minuti non è più lo stesso piatto.

Intrattenimento durante la cena

Uno spettacolo durante la cena tiene gli ospiti seduti, ma rallenta il servizio. Concorda con il catering in quale pausa inserirlo e quanto dura.

Spazio, corrente, percorsi

Musicisti e catering usano gli stessi spazi e la stessa corrente. Chiarisci prima:

• dove si mette la musica: non davanti alla porta della cucina, non sul percorso dei camerieri;
• la corrente: impianto audio, luci e cucina insieme possono superare la potenza disponibile, soprattutto in giardino o in un casale. Fai verificare a location e fornitori, e se serve un generatore decidi chi lo porta;
• il riparo: all'aperto la strumentazione va protetta da pioggia e sole. Rientra nel piano B, insieme alle tensostrutture e gazebo;
• la pista: spazio libero vicino alla musica, lontano dal buffet e dal bar.

Il pasto dei fornitori

Musicisti, DJ, fotografi e animatori lavorano per molte ore. È prassi comune prevedere un pasto per loro, ma non è automatico. Chiedi al catering se offre un menu fornitori, a che prezzo, e dove e quando possono mangiare. Comunica il numero esatto.

Orari e rumore

Molte ville e casali intorno a Roma, all'Appia Antica come ai Castelli, hanno un orario limite per la musica all'aperto. Le terrazze in centro hanno vicini molto vicini. I limiti dipendono dal regolamento della location, dalle regole comunali sul rumore e dalle autorizzazioni dell'evento.

Chiedi alla location, per iscritto:

• fino a che ora si può fare musica all'aperto e al chiuso;
• se ci sono limiti di volume;
• se la festa può continuare dentro dopo una certa ora.

Questo orario decide anche quello del catering: inutile pagare il bar fino alle due se la musica si spegne a mezzanotte. Per la gestione del vicinato leggi la guida alla festa in terrazza a Roma.

SIAE e diritti

La musica protetta da diritto d'autore, suonata o diffusa a un evento, può richiedere un permesso e il pagamento di diritti alla SIAE. Le regole dipendono dal tipo di evento (privato o aperto al pubblico), dal luogo e dal modo in cui la musica viene diffusa. Le tariffe e le procedure le stabilisce la SIAE e possono cambiare.

Non diamo indicazioni precise su chi deve pagare e quanto. Fai due cose:

1. verifica sul sito siae.it, o con la sede territoriale, le regole per il tuo tipo di evento;
2. chiedi a location e musicisti chi si occupa della pratica: a volte la gestisce la location, a volte il DJ o la band, a volte tocca a te.

Feste dei bambini e animazione

Con i bambini l'animazione è parte del servizio. Il momento della pizza o della torta va concordato con l'animatore, che sa quando i bambini hanno bisogno di una pausa. Il catering deve sapere se ci sono giochi con cibo o acqua. Trovi altri consigli nella guida al catering per feste dei bambini.

Domande da fare al catering

• Mi aiutate a costruire la scaletta della serata?
• Quanto tempo serve tra una portata e l'altra?
• Quando è meglio fare discorsi, brindisi e primo ballo?
• Il vostro referente di sala parla direttamente con il DJ o la band?
• Quanta corrente vi serve? Basta anche per l'impianto audio?
• Offrite un menu per i fornitori? Dove e quando mangiano?
• Avete già lavorato in questa location? Conoscete i suoi orari per la musica?

Per finire

Musica e catering lavorano meglio quando hanno la stessa scaletta in mano e un referente ciascuno che si parla durante la serata. Mettili in contatto prima dell'evento e mandagli lo stesso documento.

Per le nozze guarda i catering per matrimonio; per compleanni e feste in casa i catering per feste private. Quando hai data, ospiti e location, chiedi un preventivo e allega la scaletta che hai in mente.

Fonti

• SIAE, Società Italiana degli Autori ed Editori: https://www.siae.it