In breve
- Il personale è spesso incluso per un orario preciso: chiedi quante persone, con quali ruoli e per quante ore.
- La formula decide il numero: servito al tavolo chiede più persone di un buffet.
- Barman, hostess e guardaroba possono essere del catering, della location o di un'agenzia.
- Fatti scrivere il costo dell'ora extra e chi la autorizza.
Il cibo si vede, il servizio si sente. Un buffet ben fatto con poche persone a gestirlo diventa una coda. Una cena servita con camerieri in numero giusto scorre senza che nessuno ci pensi. Questa guida spiega quali figure servono a un evento, come chiederle nel preventivo e cosa controllare.
Le figure del servizio
| Figura | Cosa fa | Quando serve |
|---|---|---|
| Maître o responsabile di sala | Coordina il servizio, tiene i tempi, parla con te e con gli altri fornitori | Quasi sempre, soprattutto per matrimoni e gala |
| Camerieri | Servono ai tavoli, gestiscono buffet e aperitivo, sparecchiano | Sempre |
| Cuochi in loco | Preparano e finiscono i piatti sul posto (cucina espressa) | Quando il menu lo richiede |
| Barman | Gestiscono bar, cocktail, open bar | Aperitivi lunghi, open bar, eventi serali |
| Sommelier | Presenta e serve i vini | Cene con abbinamenti, eventi aziendali di livello |
| Hostess | Accoglienza, registrazione, accompagnamento | Congressi, eventi aziendali, grandi numeri |
| Guardaroba | Custodisce cappotti e borse | Eventi invernali, location senza spazio dedicato |
| Lavaggio e retro | Lavano, riordinano, gestiscono scorte | Eventi lunghi o con stoviglie da riutilizzare |
Non tutti gli eventi hanno bisogno di tutte queste figure. Un compleanno in casa può funzionare con due persone. Un matrimonio servito al tavolo per molti invitati chiede una squadra intera.
Quante persone servono
Non diamo numeri fissi, perché dipendono da troppe variabili:
- la formula: servito al tavolo, buffet, cocktail in piedi, family style (piatti da condividere al centro);
- il numero di portate e di vini;
- lo spazio: distanza tra cucina e tavoli, scale, terrazze, giardini;
- i tempi: un servizio veloce chiede più mani;
- gli ospiti: bambini, anziani, persone che hanno bisogno di aiuto.
La guida su quanti camerieri servono entra nel dettaglio per formula. Qui conta una cosa: chiedi al catering come arriva al suo numero. Se due preventivi hanno numeri molto diversi per lo stesso evento, uno dei due ha capito male la formula o lo spazio.
Come chiederlo nel preventivo
Il personale è una delle voci più vaghe nei preventivi. "Servizio incluso" può voler dire cose molto diverse. Chiedi che il preventivo indichi:
- numero di persone per ruolo (camerieri, maître, cuochi, barman);
- orario di arrivo e di fine di ogni ruolo;
- ore incluse e da quando si contano (dall'arrivo in location o dall'inizio del servizio);
- costo dell'ora extra per persona o per squadra;
- eventuali supplementi per festivi, notte, distanze;
- pasto del personale: se va previsto e chi lo paga.
Per leggere bene le voci leggi come leggere un preventivo di catering.
Ore incluse e straordinari
Matrimoni e feste tendono ad allungarsi. Il taglio della torta slitta, gli ospiti ballano, nessuno vuole andare via. Il personale, però, ha un orario.
Prima dell'evento decidi:
- fino a che ora vuoi il servizio;
- chi può autorizzare lo straordinario la sera stessa (tu, un genitore, la wedding planner);
- come viene conteggiato: a ora piena, a mezz'ora, per persona.
Tieni conto anche dell'orario di chiusura della location: non serve pagare ore extra se alle una bisogna comunque uscire. Lo spieghiamo nella guida su pulizie e smontaggio.
Barman e open bar
Se c'è un open bar dopo cena, serve almeno un barman dedicato. Chi serve ai tavoli non può fare anche i cocktail. Chiedi se il barman è del catering o di un fornitore esterno, quante ore lavora e se porta lui banco, ghiaccio e attrezzatura. Le formule sono nella guida all'open bar al matrimonio.
Hostess e accoglienza
Negli eventi aziendali e nei congressi l'accoglienza è un servizio a sé: registrazione, badge, indicazioni, gestione dei relatori. Spesso è un'agenzia di hostess separata dal catering. Coordina gli orari: il welcome coffee deve essere pronto quando gli ospiti escono dalla registrazione. Per i grandi numeri leggi la guida al catering per congressi a Roma.
Guardaroba
D'inverno, con molti ospiti, il guardaroba evita cappotti sulle sedie e borse a terra. Chiedi:
- chi lo gestisce: catering, location o agenzia;
- dove si trova e se è un'area chiusa;
- come si consegnano e ritirano gli oggetti (numeri, cartellini);
- chi risponde in caso di smarrimento.
Personale regolare
Il personale che lavora al tuo evento deve essere inquadrato secondo le regole del lavoro. Non è una cosa che puoi controllare nel dettaglio, ma puoi chiedere al catering come assume il personale extra per gli eventi e se ha una copertura assicurativa per danni a persone e cose durante il servizio. Le regole su contratti e assicurazioni cambiano nel tempo: se hai dubbi, chiedi a un consulente.
Abbigliamento e stile
Il personale si vede in tutte le foto. Chiedi come si vestono camerieri e barman e se si può adattare allo stile dell'evento. In una festa informale in terrazza una divisa più semplice funziona meglio di giacca e cravattino. In una cena di gala vale il contrario.
Il briefing prima del servizio
Un buon servizio comincia prima dell'arrivo degli ospiti. Chiedi al catering se fa un briefing con il personale: chi è al tavolo degli sposi, dove sono i tavoli con allergie o diete speciali, quando ci sono i discorsi, chi sono i referenti degli altri fornitori. Se puoi, presentati al maître e dagli il nome di una persona di fiducia a cui rivolgersi durante la serata, così non devi farlo tu.
Domande da fare al catering
- Quante persone prevedete, per ogni ruolo?
- Come avete calcolato questo numero?
- A che ora arrivano e fino a che ora restano?
- Da quando si contano le ore incluse?
- Quanto costa l'ora extra? Chi la può autorizzare?
- C'è un maître che fa da referente per tutta la serata?
- Il barman è vostro? Porta lui attrezzatura e ghiaccio?
- Offrite hostess e guardaroba, o devo cercarli fuori?
- Il pasto del personale va previsto?
Per finire
Il personale giusto non si nota: è il segno che il servizio funziona. Chiedilo nel dettaglio, con ruoli e orari, e confronta i numeri tra più preventivi. Per tutte le altre voci intorno al cibo leggi la guida ai servizi accessori del catering.
Per gli eventi di lavoro guarda i catering aziendali. Quando sai ospiti, formula e orari, chiedi un preventivo e domanda che il personale sia indicato ruolo per ruolo.
