In breve
- Per il servito al tavolo, le guide di settore indicano di solito un cameriere ogni 15-20 ospiti.
- Per il buffet, le guide di settore consigliano almeno due persone per ogni isola.
- Per il finger food passato le guide di settore indicano un addetto ogni 25-30 ospiti, per il bar un barman ogni 50-75.
- Sono riferimenti: menu, location e tempi possono chiedere più personale.
Il personale è la voce che più cambia la qualità del servizio e quella che meno si vede nel preventivo. Pochi camerieri vogliono dire piatti freddi, buffet vuoti e code al bar. Troppi costano senza servire. Qui trovi i rapporti di riferimento, con la fonte, e le domande per capire se il numero proposto è giusto.
Una premessa sui numeri
In Italia non esiste una regola ufficiale sul numero di camerieri per ospite. Ogni catering ha i suoi standard. Le cifre che seguono sono le stime più citate dalle guide di settore. Usale per capire se un'offerta è nella norma, non come obbligo.
I rapporti di riferimento per formula
| Formula | Rapporto indicativo |
|---|---|
| Servito al tavolo | 1 cameriere ogni 15-20 ospiti |
| Finger food passato dai camerieri | 1 addetto ogni 25-30 ospiti |
| Buffet a isole | almeno 2 persone per isola |
| Bar e open bar | 1 barman ogni 50-75 ospiti |
Per fare i conti su 100 invitati: le stime di settore danno 5-7 camerieri per un servito e 2 barman per il bar. Per un buffet con tre isole, la regola delle due persone per isola porta a almeno sei persone dietro i tavoli, più chi sparecchia tra gli ospiti.
Servito al tavolo
È la formula che chiede più personale. Ogni portata va portata, sparecchiata e seguita dalla successiva, tavolo per tavolo, nello stesso tempo. Se i camerieri sono pochi, il primo tavolo mangia caldo e l'ultimo tiepido.
Molti catering di matrimonio ragionano per tavoli più che per ospiti: un cameriere segue un certo numero di tavoli rotondi. Chiedi quanti tavoli segue ciascuno e se c'è un maître, cioè il responsabile di sala che coordina i tempi con la cucina.
Il numero sale quando:
- le portate sono molte o con servizio all'inglese (il cameriere serve dal vassoio al piatto di ogni ospite);
- la cucina è lontana dalla sala, come in certi casali della campagna romana con la cucina da campo in un'altra ala;
- i tavoli sono su più livelli o in più sale.
Buffet
Al buffet gli ospiti si servono da soli, ma il buffet non si gestisce da solo. Secondo le guide di settore ogni isola dovrebbe avere almeno due persone: una fissa dietro il tavolo, che riordina e controlla, e una che va e viene dalla cucina per rifornire.
A queste vanno aggiunte le persone che girano tra gli ospiti a ritirare piatti e bicchieri. In una villa con giardino, dove gli ospiti si spostano molto, è un lavoro continuo.
Le stesse guide indicano circa tre metri di tavolo ogni venti invitati. Più metri di buffet significa più isole, e quindi più personale. Per stimare spazio e quantità leggi la guida alle quantità di cibo per persona.
Aperitivo e finger food passato
Nell'aperitivo dei matrimoni romani si combinano spesso isole fisse (formaggi, salumi, fritti, una postazione di pasta) e camerieri che passano con i vassoi. Le guide di settore indicano un addetto ogni 25-30 ospiti per il passato. Le isole seguono la regola del buffet.
Se l'aperitivo è all'aperto in estate, conta anche chi serve l'acqua fresca. Un aperitivo di un'ora e mezza sotto il sole di giugno chiede bevande in continuazione.
Bar e open bar
Le guide di settore indicano un barman ogni 50-75 ospiti. La parte bassa della fascia vale quando tutti arrivano al bar insieme, ad esempio subito dopo il taglio della torta, o quando i cocktail sono elaborati. Un bar che serve solo vino e bollicine va più veloce di uno che prepara cocktail.
Un esempio con un matrimonio
Prendi un ricevimento per 120 invitati in un casale ai Castelli Romani: aperitivo in giardino con tre isole, cena servita, open bar dopo il taglio della torta. Con i rapporti visti sopra, l'aperitivo chiede almeno sei persone alle isole più qualche cameriere con i vassoi, la cena 6-8 camerieri, il bar circa due barman. Molti di questi ruoli si scambiano durante la serata: chi passa i vassoi all'aperitivo serve poi a tavola. Per questo il numero giusto lo dà il catering, ma tu sai già quali domande fargli.
Altri ruoli da considerare
- Cuochi in loco: con la cucina espressa (i piatti si preparano sul posto) servono più persone in cucina.
- Lavaggio: se le stoviglie si lavano sul posto, qualcuno deve farlo.
- Guardaroba e accoglienza: in inverno o agli eventi aziendali.
- Responsabile dell'evento: la persona di riferimento del catering per tutta la serata. Chiedi chi è e come contattarla.
Cosa cambia il numero a Roma
La location. Una villa sull'Appia Antica con cucina attrezzata e sala unica è più facile da servire di una terrazza in centro con la cucina al piano di sotto. Un palazzo storico con scale e corridoi lunghi chiede più personale per gli spostamenti.
Gli orari. Se l'evento si allunga, i camerieri restano oltre l'orario previsto. Ogni ora in più costa: fatti dire il prezzo dell'ora extra, come spiega la guida ai costi extra del catering.
Gli ospiti. Bambini, anziani, persone con allergie: richiedono più attenzione al tavolo. Un ricevimento con molti bambini ha bisogno di qualcuno che segua il loro menu.
Domande da fare al catering
- Quanti camerieri prevedete per i nostri ospiti e la nostra formula?
- Quanti tavoli segue ogni cameriere?
- Quante persone per ogni isola del buffet?
- Quanti barman, e fino a che ora resta aperto il bar?
- C'è un maître o un responsabile di sala?
- Quanti cuochi lavorano sul posto?
- Da che ora a che ora è previsto il servizio?
- Quanto costa ogni cameriere in più e ogni ora extra?
- Come vestono i camerieri? (Conta per un matrimonio o una cena di gala.)
- Chi è la persona di riferimento durante l'evento?
Per finire
Il numero di camerieri si giudica guardando formula, location e ospiti insieme. Se un preventivo costa meno degli altri, la prima cosa da controllare è proprio il personale. Il metodo per confrontare le offerte è nella guida su come leggere un preventivo di catering.
Per un ricevimento di nozze puoi confrontare i catering per matrimoni, per un evento di lavoro quelli per aziende. Quando hai i dati, puoi chiedere un preventivo e chiedere che il numero di addetti sia scritto.
