In breve
- Prima di noleggiare, chiedi al catering un elenco scritto di cosa porta lui.
- Le voci che si dimenticano più spesso: tavoli di servizio, cucina da campo, corrente, illuminazione, pattumiere.
- Per gazebo e tensostrutture chiedi certificazioni e regole di montaggio, e verifica i permessi se sei su suolo pubblico.
- Leggi la clausola su rotture e danni: quasi sempre paghi tu.
Una festa in giardino o un ricevimento in un casale vuoto richiedono molte cose che non si mangiano: tavoli, sedie, tovaglie, piatti, bicchieri, luci, a volte una copertura. Qualcuna la porta il catering, qualcuna la noleggi tu, qualcuna la mette la location. Il rischio è avere due cose uguali o non averne nessuna. Questa guida ti aiuta a dividere i compiti.
Chi porta cosa: le tre fonti
| Fonte | Cosa porta di solito | Cosa chiedere |
|---|---|---|
| Catering | Stoviglie, posate, bicchieri, tovagliato, attrezzatura di cucina e buffet | Elenco scritto, stile e colori disponibili |
| Location | Tavoli, sedie, a volte tovagliato e illuminazione | Cosa è incluso nell'affitto, condizioni d'uso |
| Noleggiatore | Tutto il resto: arredi, tensostrutture, gazebo, luci, riscaldatori, bagni chimici | Consegna, montaggio, ritiro, danni |
Le formule cambiano molto. Nelle location con catering in esclusiva quasi tutto è già in casa. Nelle location con catering libero spesso devi organizzarti tu: leggi la guida su location con catering in esclusiva o libera.
L'elenco completo delle attrezzature
Per la tavola
- tovaglie, coprimacchia e tovaglioli;
- piatti piani, fondi, da dolce, da pane;
- posate per ogni portata;
- bicchieri per acqua, vino, bollicine;
- sottopiatti e segnaposto, se previsti.
Le quantità dipendono dal menu. Indicativamente, per un servito al tavolo servono più bicchieri e posate a ospite che per un buffet, perché ogni portata e ogni vino richiedono i propri. Chiedi al catering di calcolarle sul tuo menu.
Per gli ospiti
- tavoli rotondi o imperiali, e il tavolo degli sposi o d'onore;
- sedie (contale anche per bambini e fornitori);
- tavoli alti per l'aperitivo in piedi;
- angoli lounge, se li vuoi.
Per il servizio
- tavoli di servizio e da buffet, con tovagliato coprente fino a terra;
- scaldavivande, piastre a induzione, chafing dish;
- frigoriferi o celle, ghiaccio, contenitori termici;
- banco bar;
- pattumiere per la raccolta differenziata. A Roma la raccolta differenziata è obbligatoria: chiedi al catering chi porta via i rifiuti e dove.
Per lo spazio
- illuminazione per percorsi, tavoli e cucina;
- prolunghe e quadri elettrici;
- generatore, se la corrente non basta;
- riscaldatori a fungo o ventilatori, a seconda della stagione;
- bagni chimici, se lo spazio non ne ha abbastanza;
- gazebo, ombrelloni, tensostrutture.
La cucina da campo
Se la location non ha una cucina attrezzata, il catering deve montarne una. Di solito serve:
- un'area coperta e riparata, vicina ma separata dagli ospiti;
- acqua corrente o taniche, e un punto di scarico;
- corrente sufficiente per forni, frigoriferi, lavastoviglie;
- un percorso diretto tra cucina e sala.
Chiedi al catering di cosa ha bisogno in termini di spazio e potenza elettrica. Poi verifica con la location o con un elettricista se l'impianto regge. Se non regge, serve un generatore: chiedi chi lo porta, dove si posiziona (rumore e fumi) e chi paga il carburante.
Gazebo e tensostrutture
È la voce più delicata, perché riguarda la sicurezza degli ospiti.
- Chiedi le certificazioni. Il noleggiatore deve fornire documentazione su materiali, montaggio e resistenza al vento. Per le strutture più grandi chiedi anche una dichiarazione di corretto montaggio firmata da un tecnico.
- Verifica il terreno. Prato, ghiaia o pavimento cambiano il tipo di ancoraggio.
- Pensa al vento. In terrazza, al mare o in collina il vento è un fattore. Chiedi cosa succede se supera certi valori: alcune strutture vanno chiuse o evacuate.
- Permessi. Su suolo pubblico serve una concessione di occupazione del Comune di Roma, da chiedere al Municipio competente. Per eventi aperti al pubblico possono servire verifiche sulla sicurezza. Per una festa privata in un giardino privato le regole sono diverse. Le norme cambiano: verifica sul sito di Roma Capitale e con il noleggiatore.
Il gazebo è anche il cuore del piano B meteo. Ne parliamo nella guida al catering per eventi all'aperto a Roma.
Consegna, montaggio, ritiro
Il noleggio non finisce con la consegna. Chiedi:
- orario di consegna e di ritiro, compatibili con quelli della location;
- chi monta e smonta: il noleggiatore, il catering o tu;
- chi controlla la merce all'arrivo e al ritiro;
- come va restituito il materiale: lavato, sciacquato o così com'è.
In centro storico consegne e ritiri dipendono da ZTL, orari di carico e scarico e accesso con mezzi grandi. Leggi la guida al catering nel centro storico di Roma.
Rotture e danni
Quasi sempre i danni sono a carico di chi noleggia. Controlla:
- il costo a pezzo per bicchieri, piatti e posate mancanti o rotti;
- se c'è una franchigia o una percentuale di rotture già messa in conto;
- come sono trattate le tovaglie macchiate in modo permanente;
- se serve un deposito cauzionale.
Fotografa il materiale all'arrivo, soprattutto arredi e tensostrutture.
Stile e coerenza
Le attrezzature non sono solo logistica: si vedono in tutte le foto. Prima di confermare, chiedi di vedere dal vivo o in foto piatti, bicchieri, tovaglie e sedie. Controlla che stiano bene insieme e con la location.
Un casale nella campagna romana, con travi e pietra, regge bene lino grezzo, legno e ceramica. Una terrazza moderna all'EUR chiede linee più semplici. Un palazzo storico in centro ha già i suoi arredi, e spesso basta poco.
Se catering, location e noleggiatore portano ognuno un pezzo, il rischio è un insieme disordinato: tovaglie di un colore, sedie di un altro stile, bicchieri diversi tra aperitivo e cena. Scegli una persona che decide lo stile, tu o la wedding planner, e fai passare tutto da lei.
Domande da fare al catering
- Cosa portate voi? Me lo mandate come elenco scritto?
- Che stile hanno piatti, bicchieri e tovaglie? Posso vederli?
- Quante stoviglie e bicchieri calcolate per il mio menu?
- Vi serve una cucina da campo? Quanto spazio e quanta potenza elettrica?
- Lavorate con un noleggiatore di fiducia? Il costo è nel preventivo?
- Chi monta, chi smonta, chi porta via i rifiuti?
- Chi paga rotture e danni? C'è una franchigia?
- Il gazebo per il piano B lo gestite voi o devo noleggiarlo io?
Per finire
Il modo più semplice per non sbagliare è fare una tabella con tre colonne, catering, location e noleggio, e mettere ogni oggetto in una sola colonna. Mandala a tutti i fornitori e chiedi conferma. La guida ai costi extra del catering ti aiuta a capire quali di queste voci possono comparire a parte nel conto.
Se organizzi una festa in casa o in giardino, guarda i catering per feste private. Quando sai quanti ospiti avrai e dove, chiedi un preventivo e domanda che il noleggio sia indicato voce per voce.
Fonti
- Roma Capitale, occupazione di suolo pubblico (servizi dei Municipi): https://www.comune.roma.it
- Roma Capitale, raccolta differenziata (AMA): https://www.amaroma.it
