Domande da fare al catering prima di firmare: la checklist

In breve

• Fai le domande in tre momenti: primo contatto, dopo il preventivo, alla degustazione.
• Le risposte su soldi, orari, numeri e allergeni vanno messe per iscritto.
• Una risposta vaga su una domanda semplice è già un'informazione.
• In fondo trovi le dieci domande essenziali da copiare.

Scegliere un catering vuol dire fare molte domande, e non sempre si sa da dove partire. Questa checklist le divide per argomento, con la risposta che conviene sentire. Usala per confrontare due o tre catering con lo stesso metro.

Quando fare quali domande

Al primo contatto, dai tu le informazioni base: data, numero di ospiti, zona o location, tipo di evento, formula che immagini. Più sei preciso, più le risposte saranno utili.

Sul catering in sé

• Da quanto tempo lavorate a Roma e in quali zone? Avete un supplemento per la provincia, per esempio Castelli Romani o litorale?
• Quanti eventi seguite nella stessa giornata?
• L'attività è registrata presso l'autorità sanitaria? Applicate un piano HACCP?
• Avete un'assicurazione di responsabilità civile? Cosa copre?
• Chi sarà il mio referente prima e durante l'evento?

Cosa cercare: risposte chiare e nomi precisi. Il referente del giorno dell'evento deve essere una persona, non "lo staff".

Sul menu

• Il menu è su misura o si sceglie da proposte fisse?
• Quali piatti sono di stagione nel mese del mio evento?
• Quali piatti preparate sul posto (cucina espressa) e quali arrivano pronti?
• Quante portate o quanti pezzi a persona prevedete?
• Avete un menu per bambini? Fino a che età?
• Prevedete un menu per lo staff e per i fornitori?

Cosa cercare: proposte legate alla stagione romana, come carciofi in primavera o fiori di zucca d'estate, e quantità indicate per persona. Se ti serve un riferimento, leggi la guida sulle quantità di cibo per persona al buffet.

Su allergie e diete

• Mi fornite la matrice dei 14 allergeni per il mio menu, come prevede il Reg. UE 1169/2011?
• Come preparate i piatti per celiaci? Usate spazi e utensili separati?
• Proponete menu vegani, vegetariani, kosher o halal? Con quali garanzie?
• Come vengono riconosciuti al tavolo i piatti dedicati?

Cosa cercare: una procedura concreta, non un "nessun problema". Per kosher e halal chiedi chi rilascia la certificazione. Approfondisci nella guida alle diete speciali nel catering.

Su personale e servizio

• Quanti camerieri, cuochi e barman prevedete per il mio numero di ospiti?
• Da che ora a che ora sono presenti? Montaggio e smontaggio sono compresi?
• Quanto costa un'ora extra?
• Il personale è vostro o di un'agenzia?
• Come è vestito il personale?

Cosa cercare: numeri per ruolo e orari precisi. Per capire se il personale previsto è sufficiente, guarda la guida su quanti camerieri servono.

Su bevande e bar

• Quali bevande sono incluse? Acqua, vino, bollicine, caffè, amari?
• Quali etichette proponete? Avete vini del Lazio?
• C'è un limite di bottiglie o è a consumo?
• Offrite un open bar? Per quante ore?
• Posso portare vino mio? C'è un diritto di tappo?

Su logistica e attrezzature

• Avete già lavorato nella mia location? Fate un sopralluogo?
• Vi serve una cucina? Quanta corrente e acqua?
• Cosa portate: tovagliato, stoviglie, bicchieri, tavoli, sedie?
• Come gestite accessi, ZTL e carico e scarico, se l'evento è in centro?
• Chi porta via i rifiuti?

Per le attrezzature trovi una lista completa nella guida al noleggio di attrezzature per eventi.

Su prezzi e preventivo

• Il prezzo è a persona o a forfait? IVA inclusa o esclusa?
• Cosa è escluso dal preventivo?
• Ci sono supplementi per trasporto, distanza o giorni festivi?
• Il prezzo vale per quanto tempo?
• Come cambia il prezzo se gli ospiti aumentano o diminuiscono?

Cosa cercare: un preventivo con le voci separate. "Tutto incluso" va bene solo se c'è scritto cosa è "tutto". La guida su come leggere un preventivo di catering ti aiuta a confrontarli.

Su contratto e pagamenti

• Quanto chiedete di acconto? È un acconto o una caparra?
• Quali penali ci sono in caso di annullamento?
• Entro quando va comunicato il numero definitivo di ospiti?
• Quando va pagato il saldo?
• Il piano B meteo è scritto nel contratto?

Ricorda: per il catering con una data fissata il Codice del consumo (art. 59) esclude il recesso di 14 giorni. Le regole sono quelle del contratto. Leggi cosa controllare nel contratto di catering.

I segnali che devono farti riflettere

• Non c'è un preventivo scritto, solo una cifra al telefono.
• Il prezzo è molto più basso degli altri, senza spiegazione.
• Le risposte su allergeni o HACCP sono vaghe.
• Non vogliono fare un sopralluogo in una location che non conoscono.
• Chiedono il saldo intero molto prima dell'evento.
• Cambiano interlocutore a ogni telefonata.

Nessuno di questi segnali è una condanna. Ma ognuno merita una domanda in più.

Come scrivere il primo messaggio

Il primo messaggio fa la differenza tra una risposta generica e un preventivo utile. Mettici, in poche righe:

• tipo di evento e formula che immagini (per esempio aperitivo e cena servita);
• data, con un'alternativa se ce l'hai;
• numero di ospiti, anche a forbice;
• location o zona: un indirizzo in Prati non pone gli stessi problemi di un casale sulla Tiberina;
• esigenze alimentari già note;
• budget indicativo, se te la senti di indicarlo.

Chiudi con tre o quattro domande dalla lista qui sotto. Il resto lo chiederai dopo aver letto il preventivo.

Domande da fare al catering

Le dieci domande essenziali, da copiare in una mail:

• Siete disponibili per la mia data e per il mio numero di ospiti?
• Cosa include esattamente il prezzo a persona? IVA inclusa?
• Quanti addetti prevedete, con che ruolo e fino a che ora?
• Quali bevande sono incluse e cosa costa l'extra?
• Mi fornite la matrice allergeni e un menu per diete speciali?
• Conoscete la mia location? Potete fare un sopralluogo?
• Cosa portate per tavola e servizio, e cosa devo noleggiare io?
• Quanto chiedete di acconto, ed è un acconto o una caparra?
• Quali penali applicate se annullo, e da quando?
• Entro quando devo darvi il numero definitivo di ospiti?

Per concludere

Manda le stesse domande a tutti i catering che stai valutando e metti le risposte in una tabella. In poche righe capirai chi è più chiaro e chi include di più. Se ti serve un quadro generale, parti dalla guida su come scegliere il catering.

Trovi i catering da contattare nell'elenco completo dei catering a Roma. Quando sei pronto, chiedi un preventivo: puoi incollare queste domande nel messaggio.