In breve
- Prima del prezzo, verifica che il caterer sia in regola: registrazione sanitaria, autocontrollo HACCP, informazione sugli allergeni.
- Prenota una degustazione e fai le domande giuste: personale, tempi, bevande, extra.
- Leggi il contratto: acconto o caparra, variazioni del numero di ospiti, annullamento.
- Per gli eventi all'aperto a Roma serve sempre un piano B meteo scritto.
Scegliere il catering non è solo scegliere un menu. È scegliere chi entrerà nella tua location con furgoni, cucine e personale, chi gestirà la sicurezza alimentare dei tuoi ospiti e chi dovrà risolvere un imprevisto alle 22 di sabato. Questa checklist ti aiuta a fare le verifiche nell'ordine giusto.
1. Le verifiche di base: è un'impresa in regola?
Registrazione sanitaria e SCIA
In Italia, chi produce e somministra alimenti è un operatore del settore alimentare (OSA). Il Regolamento CE 852/2004 sull'igiene dei prodotti alimentari stabilisce all'articolo 6 che ogni operatore deve notificare all'autorità competente ogni stabilimento sotto il suo controllo, ai fini della registrazione, comunicando anche le variazioni significative e le chiusure.
In pratica, la notifica sanitaria si presenta di norma attraverso lo SUAP (Sportello Unico per le Attività Produttive) del Comune, che la trasmette all'ASL. A questa si affiancano, a seconda del tipo di attività, la SCIA comunale e l'iscrizione al Registro Imprese. Una scheda della Camera di Commercio di Modena, per esempio, elenca per l'attività di catering la notifica OSA tramite SUAP, la SCIA al Comune con dichiarazione dei requisiti morali e professionali, la comunicazione al Registro Imprese e, quando gli impianti termici superano certe soglie, la SCIA ai Vigili del Fuoco.
Le procedure di dettaglio, i moduli e gli eventuali diritti da pagare cambiano da regione a regione. Nel Lazio le regole sulla somministrazione sono dettate dalla normativa regionale e l'ufficio di riferimento per Roma è il SUAP di Roma Capitale, con l'ASL competente per territorio. Non devi diventare un esperto di pratiche amministrative: ti basta chiedere al caterer una conferma scritta che l'impresa è regolarmente registrata e indicare dove ha sede il laboratorio.
HACCP e formazione del personale
L'articolo 5 dello stesso regolamento obbliga gli operatori a predisporre, applicare e mantenere una procedura permanente basata sui principi HACCP: in pratica un piano di autocontrollo che individua i punti critici (temperature, conservazione, trasporto, contaminazioni) e le misure per tenerli sotto controllo. L'Allegato II, capitolo XII, prevede inoltre che il personale che manipola alimenti sia supervisionato e formato in materia di igiene in misura adeguata alla mansione.
Per un catering questo si traduce in domande molto concrete:
- Come trasportate il cibo e a che temperature?
- Quanto tempo passa tra la preparazione in laboratorio e il servizio?
- Chi è il responsabile dell'autocontrollo durante l'evento?
- Il personale in sala e in cucina è formato sull'igiene alimentare?
Un professionista risponde senza esitare. Se le risposte sono vaghe, è un segnale.
Assicurazione
Chiedi se l'impresa ha una polizza di responsabilità civile che copre danni a persone e cose durante l'evento, compresa la location. Molte ville e strutture la chiedono espressamente ai fornitori esterni.
2. Allergeni: un obbligo, non una cortesia
Il Regolamento UE 1169/2011 impone di indicare la presenza delle sostanze che provocano allergie o intolleranze. L'articolo 44 estende l'obbligo anche agli alimenti offerti senza preimballaggio al consumatore finale o alle collettività: è il caso del catering.
Gli allergeni dell'Allegato II sono 14:
| # | Allergene | # | Allergene |
|---|---|---|---|
| 1 | Cereali contenenti glutine | 8 | Frutta a guscio |
| 2 | Crostacei | 9 | Sedano |
| 3 | Uova | 10 | Senape |
| 4 | Pesce | 11 | Semi di sesamo |
| 5 | Arachidi | 12 | Anidride solforosa e solfiti |
| 6 | Soia | 13 | Lupini |
| 7 | Latte | 14 | Molluschi |
Cosa chiedere al caterer:
- Mi fornite la matrice allergeni di ogni piatto del menu?
- Come segnalate gli allergeni al buffet (cartellini, QR code, personale informato)?
- Come gestite un ospite con allergia grave: piatto preparato a parte, confezionato, servito per primo?
- Come evitate le contaminazioni crociate in cucina e al buffet?
Per celiachia, menu vegani, kosher e halal trovi una guida dedicata: catering per diete speciali.
3. La degustazione
La degustazione è il momento in cui capisci se un caterer fa per te. Per sfruttarla bene:
- Assaggia i piatti del tuo menu, non una selezione "vetrina" generica.
- Chiedi come saranno serviti. Un piatto impiattato per quattro persone non è un piatto servito a 150 ospiti nello stesso momento.
- Porta con te una persona sola. Più palati significano più opinioni e meno decisioni.
- Prendi appunti su temperature, porzioni, presentazione e su come vi accolgono.
- Chiedi se è gratuita o se il costo viene scalato in caso di firma.
4. Personale: quanti camerieri ti servono
Non esiste un rapporto camerieri/ospiti fissato per legge. Le guide del settore danno indicazioni orientative che cambiano molto con il formato.
| Formato | Orientamento diffuso nel settore |
|---|---|
| Servito al tavolo, più portate | 1 cameriere ogni 8-12 ospiti |
| Buffet | meno personale del servito: si tratta di rifornire, sparecchiare, assistere |
| Finger food passato | dipende dalla durata e dal numero di pezzi in circolo |
| Bar con cocktail | almeno un barman dedicato, di più se gli ospiti sono molti |
Prendi questi numeri come base di conversazione, non come standard. Quello che conta è che nel preventivo ci sia il numero esatto di persone per ruolo (camerieri, cuochi, maître, barman) e l'orario di servizio. Fatti spiegare anche chi coordina la squadra il giorno dell'evento e come puoi contattarlo.
5. Contratto, acconti e caparre
Cosa deve esserci nel contratto
- Data, orari, luogo, numero di ospiti previsto
- Menu completo e bevande incluse
- Personale (numero e ore) e costo delle ore extra
- Noleggi e allestimenti inclusi
- Prezzo totale, IVA, modalità e scadenze di pagamento
- Termine entro cui comunicare il numero definitivo di ospiti
- Condizioni di annullamento da entrambe le parti
- Piano B meteo, se l'evento è all'aperto
Acconto o caparra?
La differenza non è solo di parole. Il Codice civile distingue la caparra confirmatoria (art. 1385): se chi l'ha versata non adempie, l'altra parte può recedere e trattenerla; se è chi l'ha ricevuta a non adempiere, l'altra parte può recedere ed esigere il doppio. Un semplice acconto, invece, è un anticipo sul prezzo. La percentuale da versare non è fissata dalla legge: la decidono le parti. Leggi con attenzione come è qualificata la somma e cosa prevede il contratto in caso di annullamento, anche per cause di forza maggiore. Per contratti importanti, una revisione da parte di un legale di fiducia non è mai tempo perso.
Variazioni del numero di ospiti
Quasi tutti i contratti prevedono una data entro cui comunicare il numero definitivo. Dopo quella data, di solito paghi sul numero comunicato anche se arrivano meno persone. Chiedi se c'è una tolleranza.
6. Piano B meteo
A Roma da maggio a ottobre gli eventi all'aperto sono la norma, ma un temporale estivo o un vento forte possono arrivare anche con previsioni favorevoli. Il piano B deve essere scritto e rispondere a domande precise:
- Dove si sposta il servizio in caso di pioggia: sala interna, gazebo, tensostruttura?
- Chi decide e entro quando? Montare un gazebo richiede ore.
- Il costo del piano B è compreso o è un extra? Se è un extra, quanto costa?
- La cucina da campo è protetta?
Anche il caldo è un tema: in piena estate servono ombra, acqua sempre disponibile e attenzione alle temperature di conservazione al buffet.
7. Le domande da fare al catering
Prima di firmare, fai queste domande e annota le risposte.
- Avete già lavorato in questa location? Conoscete accessi, cucine, orari?
- Il prezzo a persona è IVA inclusa?
- Quanti camerieri, cuochi e barman prevedete, e per quante ore?
- Cosa succede se la festa si allunga?
- Quali bevande sono incluse e come si pagano gli extra?
- Noleggi, allestimento, tovagliato: cosa è compreso?
- Come gestite allergie e diete speciali?
- Chi sarà il mio referente il giorno dell'evento?
- Fino a quando posso modificare menu e numero di ospiti?
- Cosa succede all'acconto se annullo, o se annullate voi?
- Qual è il piano B in caso di maltempo?
- Se porto vino o torta da fuori, c'è un costo?
8. Segnali d'allarme
- Preventivo senza menu dettagliato o senza numero di addetti
- Nessuna risposta chiara su registrazione sanitaria e allergeni
- Pressione per firmare subito "perché la data sta per andare"
- Pagamenti richiesti solo in contanti e senza ricevuta
- Contratto assente o di una sola riga
Quando hai trovato due o tre caterer che superano tutte le verifiche, confronta i preventivi con il metodo spiegato nella guida su quanto costa un catering a Roma e poi chiedi un preventivo dettagliato sul tuo evento.
Fonti
- Regolamento (CE) n. 852/2004 sull'igiene dei prodotti alimentari, EUR-Lex: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=CELEX:32004R0852
- Regolamento (UE) n. 1169/2011 relativo alla fornitura di informazioni sugli alimenti ai consumatori, EUR-Lex (art. 44 e Allegato II): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=CELEX:32011R1169
- Camera di Commercio di Modena, scheda informativa "Catering" (aggiornata luglio 2023), esempio di procedura di avvio: https://www.mo.camcom.it/promozione/sportello-genesi/schede-informative/catering-scheda-informativa/@@download/file/catering_agg.%202023.pdf
