A quante aziende di banqueting chiedere il preventivo?

Due o tre bastano per confrontare davvero, se mandi a tutte le stesse informazioni: data, ospiti, location, formula e budget indicativo. Con troppe richieste diventa difficile leggere le differenze.

Acconto o caparra: cosa cambia?

L'acconto è un anticipo sul prezzo. La caparra confirmatoria (art. 1385 del Codice civile) si perde se annulli tu e va restituita al doppio se è l'azienda a non adempiere. Controlla come è qualificata la somma nel contratto.

La degustazione è sempre gratuita?

Dipende dall'azienda. Alcune la includono dopo la firma o dopo l'acconto, altre la fanno pagare o la limitano a due persone. Chiedilo prima e fatti scrivere cosa comprende.

Come scegliere un'azienda di banqueting: domande e contratto

Q: Posso annullare il contratto di banqueting entro 14 giorni?

Di solito no. L'art. 59 del Codice del consumo esclude il diritto di recesso per i servizi di catering con una data di esecuzione specifica. Valgono le clausole di annullamento scritte nel contratto: leggile prima di firmare.

In breve

Manda a due o tre aziende le stesse informazioni: data, ospiti, location, formula, budget.

Confronta preventivi con voci separate: cibo, bevande, personale, noleggi, logistica, ore.

Prima di firmare: sopralluogo, degustazione, contratto scritto con piano B e termini per i numeri.

Per il catering con data fissata il recesso di 14 giorni di solito non si applica: contano le clausole.

Scegliere un'azienda di banqueting vuol dire affidare a qualcuno il ricevimento intero. Il menu conta, ma conta di più la capacità di gestire persone, spazi e tempi. Qui trovi un metodo in cinque passi, le domande da fare e i segnali che devono farti riflettere.

Passo 1: prepara la richiesta

Prima di scrivere alle aziende, fissa cinque cose:

data e orari indicativi;
numero di ospiti, anche una forbice;
location, e se ha un catering in esclusiva;
formula che immagini: servito, buffet, isole, mista;
budget indicativo a persona o totale.

Se la location lavora in esclusiva, la scelta è già fatta o ridotta a pochi nomi. Verificalo con la guida su location con catering in esclusiva o libera.

Manda a tutte le aziende le stesse informazioni. Solo così i preventivi saranno confrontabili.

Passo 2: guarda cosa fanno davvero

"Catering e banqueting" è una formula che usano in molti. Per capire cosa c'è dietro, cerca fatti sul sito ufficiale e nelle risposte:

che eventi fanno: matrimoni, aziende, congressi, feste private;
quanti ospiti gestiscono di solito;
dove lavorano: Roma centro, Castelli, litorale, provincia;
cosa portano: tovagliato, stoviglie, tavoli, cucina da campo;
diete: kosher con supervisione, senza glutine, vegano;
se fanno più eventi lo stesso giorno: chiedi chi segue il tuo.

Sul nostro elenco dei catering di Roma trovi le informazioni prese dai siti ufficiali, per un primo confronto.

Passo 3: confronta i preventivi

Un preventivo di banqueting dovrebbe separare le voci. Usa questa tabella come griglia.

Voce	Cosa controllare
Menu	Portate, quantità, opzioni per diete e bambini
Bevande	Cosa è incluso, open bar, diritto di tappo
Personale	Numero per ruolo, ore di servizio, costo dell'ora extra
Noleggi	Tovagliato, stoviglie, bicchieri, tavoli, sedie
Logistica	Trasporto, cucina da campo, montaggio, smontaggio, rifiuti
Extra	Torta e taglio, menu staff, ore extra, piano B
IVA	Inclusa o esclusa
Pagamenti	Acconto o caparra, saldo, scadenze

Se un preventivo costa molto meno degli altri, cerca cosa manca: spesso sono personale, noleggi o ore. Guida passo passo in come leggere un preventivo di catering e in costi extra del catering.

Passo 4: sopralluogo e degustazione

Il sopralluogo è il momento in cui l'azienda vede la location con te. Deve chiederti dove monta la cucina, da dove entrano i mezzi, dove va il piano B. Se non lo propone per una location che non conosce, chiedilo.

La degustazione serve a provare piatti e servizio. Valuta:

le temperature e i tempi tra un piatto e l'altro;
se i piatti assaggiati sono quelli del tuo menu e della tua stagione;
come rispondono alle domande su allergie e sostituzioni;
chi c'è: il banquet manager che seguirà l'evento o solo un commerciale?

Approfondisci in degustazione del catering.

Passo 5: il contratto

Prima di firmare, controlla che siano scritti:

data, orari, location, numero di ospiti e termine per il numero definitivo;
menu, bevande, personale per ruolo, noleggi inclusi;
acconto o caparra: l'acconto è un anticipo sul prezzo; la caparra confirmatoria (art. 1385 del Codice civile) si perde se annulli tu e va restituita al doppio se è l'azienda a non adempiere;
penali di annullamento e cosa succede per cause di forza maggiore;
piano B meteo e chi ne paga il costo;
ore incluse e costo delle ore extra;
gestione di allergeni e diete.

Ricorda: l'art. 59, comma 1, lettera n) del Codice del consumo esclude il diritto di recesso per i servizi di catering con una data di esecuzione specifica. Le regole per annullare sono quelle del contratto. Per i contratti importanti, una lettura da parte di un legale di fiducia è tempo ben speso. Dettagli nella guida al contratto di catering.

I segnali che devono farti fermare

Preventivo a corpo senza voci separate, o "servizio incluso" senza numero di persone.
Nessun sopralluogo in una location che l'azienda non conosce.
Risposte vaghe sugli allergeni. Il Regolamento UE 1169/2011 obbliga a fornire le informazioni sui 14 allergeni anche per i piatti non confezionati.
Nessun contratto scritto, o un contratto che non parla di annullamento e piano B.
Pressione a firmare subito con sconti in scadenza.
Pagamenti solo in contanti o senza ricevuta.
Nessun nome: non sai chi sarà il responsabile il giorno dell'evento.
Recensioni e numeri non verificabili come unico argomento.

Sull'igiene: le imprese alimentari devono essere registrate presso l'autorità competente, come prevede il Regolamento (CE) 852/2004. Puoi chiedere all'azienda come gestisce il piano di autocontrollo (HACCP) e, per le regole di dettaglio, fare riferimento alla ASL o al Comune.

Come confrontare due offerte simili

Capita spesso: due aziende con prezzi vicini e menu simili. A quel punto guarda le cose che il prezzo non dice. Chi ti ha risposto più chiaramente alle domande? Chi ha chiesto di vedere la location? Chi ti ha mandato un preventivo con le voci separate senza che tu lo chiedessi? Chi ti ha dato il nome della persona che seguirà l'evento?

Anche il tempo di risposta è un indizio di come lavoreranno dopo. Non è una regola, ma un'azienda che risponde con precisione prima della firma di solito lo fa anche dopo.

Domande da fare al catering

Quali eventi simili al mio avete gestito, e in quali location?
Chi sarà il responsabile del mio evento? Lo incontro prima?
Quante persone di sala e cucina prevedete, ruolo per ruolo?
Cosa è incluso e cosa no? Potete separare le voci?
Fate il sopralluogo? La degustazione è inclusa?
Come gestite allergeni e diete? Mi date la matrice allergeni del menu?
Qual è il piano B meteo?
Quali sono acconto, saldo e penali di annullamento?
Entro quando comunico il numero definitivo di ospiti?

Altre domande nella checklist completa delle domande da fare al catering.

Per continuare

La scelta giusta viene da un confronto ordinato: stesse informazioni, voci separate, contratto letto con calma. Se ti serve ripassare le basi, leggi cos'è il banqueting. Quando hai data, ospiti e location, chiedi un preventivo a più aziende e confronta le risposte con la tabella qui sopra.