Che differenza c'è tra catering aziendale e banqueting aziendale?

Il catering aziendale copre soprattutto consegne e servizi semplici: coffee break, box per il pranzo, buffet in ufficio. Il banqueting gestisce l'evento intero, con personale di sala, allestimento e regia dei tempi, come in una cena di gala o un congresso con pranzo per centinaia di persone.

Come si gestisce il pranzo di un congresso con molti partecipanti?

Con più punti di servizio, turni e una formula veloce, come il buffet a isole o il light lunch in piedi. Il banqueting deve conoscere gli orari esatti delle sessioni e il numero di partecipanti per giornata.

Che IVA si applica al banqueting per un'azienda?

Per la somministrazione di alimenti e bevande con servizio si applica di norma l'IVA al 10%. Deducibilità e detraibilità delle spese di rappresentanza vanno verificate con il commercialista.

Quanto prima va prenotato il banqueting di una cena di gala?

Non c'è una regola fissa. Per dicembre, periodo di cene di Natale aziendali, e per le date dei grandi congressi a Roma conviene muoversi con qualche mese di anticipo, insieme alla location.

Banqueting aziendale a Roma: gala, congressi ed eventi corporate

In breve

Il banqueting aziendale serve quando l'evento ha molti ospiti, più fasi e tempi stretti.

Le formule tipiche: welcome coffee, coffee break, business lunch, aperitivo, cena di gala.

Nei congressi contano turni, punti di servizio e orari delle sessioni.

Sulla somministrazione con servizio si applica di norma l'IVA al 10%: verifica sempre con l'amministrazione.

Una cena di gala per 300 persone in un palazzo del centro e un congresso di tre giorni all'EUR hanno poco in comune, tranne una cosa: i tempi non si possono sbagliare. Gli interventi sul palco, le sessioni, gli ospiti istituzionali dettano il ritmo. Il banqueting aziendale è il servizio che si adatta a quel ritmo.

Quando serve il banqueting e quando basta il catering

Per un pranzo di lavoro in sala riunioni bastano box o un buffet consegnato: è catering. La differenza è spiegata nella guida su banqueting e catering.

Il banqueting serve quando:

gli ospiti sono seduti o il servizio deve essere sincronizzato tra molti tavoli;
la location è vuota e va allestita;
ci sono più momenti nella stessa giornata;
il pubblico è istituzionale o internazionale;
servono diete e allergie gestite con controllo su grandi numeri.

Le formule dell'evento aziendale

Formula	Momento	Cosa chiede al banqueting
Welcome coffee	Accoglienza, prima delle sessioni	Velocità, più punti di servizio, caffè espresso o a dispenser
Coffee break	Pause a metà mattina e pomeriggio	Rifornimento rapido, durata precisa
Business lunch	Pranzo tra le sessioni	Buffet a isole o light lunch, tempi stretti
Aperitivo o cocktail	Fine lavori, lanci di prodotto	Finger food a vassoio, bar, musica
Cena di gala	Serata principale	Servito al tavolo, palco, discorsi, regia

Per le formule singole trovi guide dedicate: coffee break aziendale, business lunch, cena di gala aziendale.

La cena di gala

La cena di gala è il banchetto aziendale più vicino a un matrimonio: tavoli apparecchiati, servizio all'italiana, un programma sul palco. Le differenze:

i tempi li decide la scaletta: premiazioni, discorsi, video. Le portate si servono negli intervalli;
il servizio è sincronizzato: tutti i tavoli ricevono il piatto insieme, per non disturbare chi parla;
gli ospiti possono essere internazionali: menu bilingue, diete religiose, allergie;
l'immagine conta: tovagliato, divise, mise en place coerenti con il marchio.

Con gli ospiti stranieri può funzionare un menu con un'impronta locale, accanto a proposte di cucina italiana creativa o internazionale: un primo romano mantecato a vista, carciofi in primavera, un dolce come la crostata di ricotta e visciole. Se scegli questa strada, abbina vini del Lazio e racconta la scelta nel menu stampato.

Il congresso

Nei congressi il banqueting lavora su grandi numeri e tempi contati. Il pranzo deve stare tra due sessioni, il coffee break dura pochi minuti, centinaia di persone escono insieme dalla sala.

Cosa conta:

punti di servizio: più buffet e più postazioni caffè evitano le code;
turni: se gli spazi non bastano, il pranzo si divide in turni coordinati con il programma;
formula veloce: buffet a isole, finger food, piatti che si mangiano in piedi;
numeri per giornata: i partecipanti cambiano da un giorno all'altro, va concordato quando si comunicano;
diete: segnalate con l'iscrizione, con un punto dedicato o piatti etichettati.

Approfondisci nella guida al catering per congressi a Roma.

Dove si fa a Roma

Centri congressi e hotel all'EUR e in altre zone: a volte il banqueting è interno alla struttura, in esclusiva.
Palazzi storici e terrazze del centro: accessi in ZTL, orari di carico e scarico, spazi stretti per la cucina. Leggi la guida al catering in centro storico.
Ville e casali fuori città, per convention e cene incentive: servono navette, cucina da campo e piano B meteo.
Spazi industriali e showroom, per lanci di prodotto: spesso vuoti, da allestire da zero.

Per la ZTL di Roma verifica i permessi sul sito di Roma Mobilità.

Il personale

Per una cena di gala le guide di settore indicano in genere un cameriere ogni 15-20 ospiti per il servito al tavolo e un barman ogni 50-75 ospiti. In un evento aziendale si aggiungono spesso hostess, guardaroba e un responsabile che dialoga con l'agenzia o con l'ufficio eventi. Le figure sono spiegate nella guida alle figure professionali del banqueting.

Fattura, IVA e contratto

IVA: per la somministrazione di alimenti e bevande con servizio si applica di norma il 10%. Per le semplici consegne possono valere aliquote diverse.
Spese di rappresentanza: deducibilità e detraibilità hanno regole proprie, da verificare con il commercialista.
Fatturazione elettronica: comunica ragione sociale, partita IVA e codice destinatario prima dell'evento.
Contratto: numeri minimi, termine per il numero definitivo, penali di annullamento, piano B.

Per le fasce di prezzo leggi prezzi del catering aziendale a Roma.

Una giornata di congresso: esempio di scaletta

Una scaletta indicativa per una giornata di lavori. Gli orari dipendono dal programma e dal numero di partecipanti.

Orario indicativo	Momento	Cosa prepara il banqueting
Prima dell'apertura	Welcome coffee	Postazioni caffè, acqua, dolci e salati da colazione
Metà mattina	Coffee break	Rifornimento rapido, sparecchio veloce
Pausa pranzo	Business lunch	Buffet a isole o light lunch, punto per le diete
Metà pomeriggio	Coffee break	Formula più leggera, frutta, acqua
Fine lavori	Aperitivo	Finger food a vassoio, bar

Chiedi al banqueting di lavorare sullo stesso programma che usa l'agenzia o la segreteria del congresso. Se una sessione si allunga, devono saperlo subito.

Domande da fare al catering

Avete già lavorato in questa location o centro congressi? Siete in esclusiva?
Come organizzate il servizio con la scaletta dell'evento? Chi parla con la regia?
Quanti punti di servizio prevedete per il pranzo e il coffee break?
Quante persone di sala e cucina, ruolo per ruolo?
Come gestite diete, allergie e menu religiosi su grandi numeri?
Potete stampare menu bilingui ed etichette con gli allergeni?
Il prezzo è IVA inclusa o esclusa? Cosa è compreso?
Entro quando comunichiamo i numeri definitivi per ogni giornata?

Per continuare

Il banqueting aziendale si giudica sulla precisione: tempi, numeri, comunicazione con chi organizza. Confronta due o tre aziende sulla stessa scaletta. Trovi l'elenco dei catering aziendali a Roma e, quando hai date e partecipanti, puoi chiedere un preventivo. Per scegliere con metodo, leggi come scegliere un'azienda di banqueting.