Prezzi catering aziendale a Roma: coffee break, lunch e cene

In breve

• Le fasce indicative di settore: coffee break 7-15 €, pranzo leggero 12-18 €, aperitivo 15-20 €, cena servita 40-60 € e oltre a persona.
• Il prezzo cambia molto se c'è personale sul posto o solo consegna.
• Sul catering con servizio si applica di norma l'IVA al 10%: controlla se il prezzo è IVA esclusa.
• Deducibilità e IVA delle spese di rappresentanza vanno verificate con il commercialista.

Una pausa caffè per 30 persone e una cena di gala per 300 hanno poco in comune, tranne la domanda di partenza: quanto costa a persona? Qui trovi le fasce pubblicate da fonti italiane, cosa le fa muovere a Roma e cosa scrivere nella richiesta per ricevere preventivi confrontabili.

Le fasce di prezzo per formula

Le cifre sono medie nazionali indicative, non un listino romano. Servono per capire se un preventivo è nella norma.

Le stesse stime segnalano che per gruppi numerosi il prezzo a persona può scendere del 10-20%. Per un congresso con 500 partecipanti, quindi, conviene chiedere esplicitamente la tariffa per volumi.

Cosa c'è dentro ogni formula

Coffee break e welcome coffee

Caffè, tè, acqua, succhi, qualche dolce e qualche salato. Il welcome coffee è la pausa d'accoglienza prima che inizi la riunione. Il prezzo dipende da tre cose: quanti pezzi a persona, se il caffè è espresso con macchina e barista o da thermos, e quante pause ci sono nella giornata. Due coffee break più un pranzo, in un convegno all'EUR, si quotano di solito come pacchetto giornaliero. Trovi formule e quantità nella guida al coffee break aziendale.

Light lunch e business lunch

Il light lunch è un pranzo veloce, spesso a buffet in piedi: insalate, un primo, qualche finger food, frutta. Il business lunch può essere anche servito al tavolo, per un gruppo ristretto. Più è servito, più personale serve, più sale il prezzo.

Aperitivo e apericena aziendale

Molto richiesto a Roma per presentazioni, inaugurazioni e feste di fine anno. Se l'aperitivo sostituisce la cena, servono più pezzi a persona e qualche piatto caldo: il prezzo si avvicina a quello di una cena semplice.

Cena aziendale e cena di gala

La cena servita richiede cucina sul posto, camerieri, mise en place completa e più ore di lavoro. Nella cena di gala si aggiungono allestimento, tovagliato e a volte un tavolo d'onore. Qui il prezzo del cibo è solo una parte del conto.

Cosa fa muovere il prezzo a Roma

Consegna o servizio. Vassoi consegnati in ufficio costano meno di un buffet con camerieri. Ma senza personale devi pensare tu a sparecchiare, a buttare i rifiuti e a riconsegnare eventuali contenitori.

La sede. Un ufficio in centro dentro la ZTL chiede permessi e orari di carico. Un centro congressi all'EUR o una sala in un hotel spesso ha già cucina, tavoli e regole precise sui fornitori esterni. Alcune sedi lavorano solo con il loro catering.

L'orario. Un coffee break alle 8 del mattino o una cena che finisce dopo mezzanotte possono avere supplementi per il personale. Chiedi sempre fino a che ora è incluso il servizio.

I numeri minimi. Molti catering hanno un minimo di persone o di fatturato. Per una riunione da dieci persone il prezzo a persona può essere più alto delle fasce in tabella.

Le diete. In un gruppo aziendale ci sono quasi sempre vegetariani, intolleranti e persone con allergie. Raccogli queste informazioni con le iscrizioni e passale al catering: le opzioni dedicate vanno quotate fin dall'inizio. La guida alle diete speciali spiega cosa chiedere.

IVA e fattura: cosa sapere

Per la somministrazione di alimenti e bevande con servizio si applica di norma l'IVA al 10%. Se il catering si limita a consegnare cibo, l'operazione può seguire le aliquote dei singoli prodotti. Controlla sempre se il prezzo è IVA inclusa o esclusa: nei preventivi alle aziende capita spesso che sia esclusa.

Sul piano fiscale contano due cose, da verificare con il commercialista:

• chi partecipa: una cena per i clienti è di solito una spesa di rappresentanza, un pranzo di lavoro per i dipendenti in trasferta può seguire regole diverse;
• i limiti di deducibilità e detraibilità previsti dal TUIR e dal decreto IVA per le spese di rappresentanza.

Le regole cambiano nel tempo e dipendono dalla situazione della tua azienda. Per questo qui non diamo percentuali: chiedi a chi tiene la contabilità prima di scegliere la formula.

Per la fattura, prepara i dati completi dell'azienda e chiedi al catering di indicare nel preventivo le stesse voci che poi saranno in fattura. Ti risparmia correzioni a evento finito.

Domande da fare al catering

• Il prezzo a persona è IVA inclusa o esclusa?
• È solo consegna o c'è personale sul posto? Quanti addetti e per quante ore?
• Quanti pezzi a persona sono previsti per il coffee break o l'aperitivo?
• Il caffè è espresso con macchina o da thermos?
• Avete una tariffa per giornata intera (welcome coffee, pausa, pranzo, pausa)?
• Qual è il minimo di persone o di fatturato?
• Ci sono supplementi per orari mattutini, serali o per la ZTL?
• Chi porta tovagliato, stoviglie e tavoli? Chi ritira e smaltisce i rifiuti?
• Come gestite vegetariani, vegani, celiaci e allergie?
• Fino a quando posso comunicare il numero definitivo dei partecipanti?
• In fattura quali voci compariranno, e con quale aliquota?

Come chiedere un preventivo confrontabile

Scrivi a tutti i catering le stesse informazioni: data, orario di inizio e fine, numero di persone, sede con indirizzo e piano, formula, diete note, budget indicativo. Chiedi che il preventivo separi cibo, bevande, personale, noleggi e trasporto.

Così puoi confrontare le offerte voce per voce. Il metodo è spiegato nella guida su come leggere un preventivo di catering, mentre la guida al catering aziendale a Roma entra nel dettaglio di formule e tempi.

Quando hai i dati dell'evento, puoi confrontare i catering per aziende e chiedere un preventivo a più fornitori.

Fonti

• Roma Mobilità, ZTL e permessi: https://romamobilita.it/it/servizi/ztl