Quanto costa un coffee break aziendale a persona?

Le stime di settore indicano una fascia di 7-15 € a persona. È una media nazionale: a Roma il prezzo cambia con il numero di pause, il tipo di caffè, i prodotti e il personale previsto.

Quanto dura un coffee break?

Di solito tra 15 e 30 minuti. Se la pausa è più corta di 20 minuti e i partecipanti sono molti, servono più postazioni, altrimenti metà della sala resta in coda.

Meglio caffè espresso o da erogatore?

L'espresso è più apprezzato ma è più lento: ogni tazzina richiede il suo tempo di estrazione. Con grandi numeri si affianca spesso l'espresso a caffè americano o da erogatore e a thermos di acqua calda per il tè.

Cosa offrire a chi è intollerante o celiaco?

Prevedi latte senza lattosio e una bevanda vegetale, frutta fresca e qualche prodotto senza glutine, meglio se confezionato singolarmente per ridurre il rischio di contaminazione. Chiedi al catering la lista degli allergeni di ogni prodotto, come prevede il Reg. UE 1169/2011.

Coffee break aziendale a Roma: formule, quantità e tempi

In breve

Il coffee break dura in genere 15-30 minuti: la vera sfida è non far fare la coda.

Le stime di settore indicano 7-15 € a persona come fascia nazionale indicativa.

Conta più il numero di postazioni che il numero di prodotti.

Accanto a cornetti, frutta e yogurt, un tocco romano come maritozzi mignon, ciambelline o pizza bianca piace a chi viene da fuori.

Hai una riunione, un corso o un convegno e ti serve una pausa che funzioni. Il coffee break sembra la parte più semplice del catering aziendale, ma è quella in cui si vede subito se qualcosa non va: una coda lunga, il caffè finito, il relatore che ricomincia con metà sala ancora al bancone. Qui trovi le formule, le quantità indicative e le domande da fare prima di firmare.

Le formule: welcome coffee, coffee break, merenda

Nel linguaggio del settore le pause hanno nomi diversi a seconda del momento della giornata.

Formula	Quando	Cosa si serve di solito	Durata tipica
Welcome coffee	All'arrivo, durante la registrazione	Caffè, tè, succhi, lievitati dolci	20-40 min, scaglionato
Coffee break di metà mattina	Tra due sessioni	Caffè, tè, acqua, piccola pasticceria, frutta	15-30 min
Coffee break del pomeriggio	Dopo pranzo, a metà sessione	Caffè, tè, dolce e salato, frutta, bevande fresche	15-30 min
Pausa continua	Corsi e workshop di una giornata	Postazione sempre aperta, rifornita più volte	Tutto il giorno

Le durate sono indicative: dipendono dal programma dei lavori e dal numero di partecipanti.

Il welcome coffee accoglie le persone mentre si registrano. Gli arrivi sono scaglionati, quindi le code sono più brevi. Il coffee break a metà sessione è il momento critico: tutti si alzano insieme e hanno pochi minuti.

La pausa continua è comoda per i corsi interni in sala riunioni. Il catering allestisce una postazione e la rifornisce a orari concordati. Costa meno in personale, ma chiedi chi controlla che caffè e acqua non finiscano.

Quante postazioni e quanto personale

Il collo di bottiglia è quasi sempre il caffè. Un espresso richiede il suo tempo di estrazione; con cento persone e una sola macchina, la pausa di 20 minuti non basta.

Tre leve per accorciare la coda:

Più punti di servizio. Separa il caffè dalle altre bevande e dal cibo, così le persone si distribuiscono.
Caffè da erogatore accanto all'espresso. Chi ha fretta prende l'americano, chi vuole l'espresso aspetta.
Bevande fredde già pronte. Acqua, succhi e spremute in caraffa non richiedono personale.

Il numero di addetti dipende dalla formula, dal tipo di caffè e dalla disposizione della sala: non esiste un rapporto fisso valido per tutti. Chiedi al catering quante persone prevede, con quale ruolo (barista, addetto al buffet, riordino) e fino a che ora. Per un approfondimento sul personale leggi la guida su quanti camerieri servono.

Quantità indicative per persona

Le quantità che seguono sono indicative: le usano molti preventivi come punto di partenza, ma cambiano con l'orario, la durata e il tipo di pubblico. Una pausa alle 11 dopo una colazione a casa non è una pausa alle 16 dopo un pranzo leggero.

Voce	Pausa di metà mattina	Pausa del pomeriggio
Caffè o tè	1 a persona, più margine per chi ne prende due	1 a persona
Pezzi di pasticceria o lievitati	1-2 mignon	1-2 mignon
Salato	facoltativo	1-2 pezzi
Frutta	qualche porzione per chi non mangia dolci	idem
Acqua	sempre, naturale e frizzante	sempre

Indicativo: dipende da durata, orario, numero di pause nella giornata e abitudini dei partecipanti.

Se le pause nella giornata sono due, non replicare lo stesso vassoio. Al mattino lievitati e frutta; al pomeriggio qualcosa di salato e una bevanda fresca, soprattutto da maggio a settembre.

Cosa servire: oltre il cornetto

Un coffee break non deve essere per forza cornetto e succo. Muffin, plumcake, focaccine, mini tramezzini e frutta funzionano ovunque. Se vuoi raccontare la città a chi viene da fuori, ci sono prodotti da forno romani che funzionano bene in formato piccolo.

Maritozzi mignon con la panna. È la colazione classica dei bar romani; in piccolo si mangia in due morsi. Chiedi come viene conservata la panna in sala.
Ciambelline al vino. Secche, si conservano bene, non sporcano le mani.
Pizza bianca tagliata a quadretti, anche con un velo di mortadella nella pausa del pomeriggio.
Crostata di ricotta e visciole in quadrotti, se vuoi un dolce di tradizione giudaico-romanesca.
Frutta di stagione: fragole in primavera, pesche e albicocche in estate, uva a settembre, agrumi in inverno.

Per i convegni internazionali all'EUR o in centro, un piccolo cartellino con il nome del prodotto in italiano e inglese aiuta gli ospiti e riduce le domande al personale.

Allergie, diete e bevande vegetali

Il Reg. UE 1169/2011 obbliga chi somministra alimenti a informare sui 14 allergeni anche per i prodotti non confezionati. Al coffee break gli allergeni più frequenti sono glutine, latte, uova e frutta a guscio.

Indicazioni pratiche:

raccogli diete e allergie con il modulo di iscrizione all'evento;
chiedi latte senza lattosio e almeno una bevanda vegetale;
per i celiaci, prodotti senza glutine confezionati singolarmente riducono il rischio di contaminazione;
etichette chiare su ogni vassoio.

Per celiachia, menu vegani e altre esigenze leggi la guida alle diete speciali.

Logistica a Roma

Un coffee break si allestisce in fretta, ma il catering deve arrivare con anticipo: macchine del caffè da accendere, tovagliato, vassoi.

Centro storico. Le consegne passano per le ZTL e la ZTL Merci di Roma Capitale. Chiedi al catering come gestisce gli accessi e verifica orari aggiornati sul sito di Roma Mobilità.
EUR e zone direzionali. Gli accessi per i furgoni sono in genere più semplici, ma contano montacarichi, ingressi di servizio e orari dell'edificio.
Corrente. Le macchine per espresso professionali assorbono molta potenza. Chiedi quale presa serve e verifica con la location.
Acqua. Serve un punto acqua vicino o taniche: chiedilo al sopralluogo.

Prezzi: cosa fa cambiare il conto

Le stime di settore indicano per il coffee break una fascia nazionale di 7-15 € a persona. A Roma puoi trovare preventivi sopra o sotto. Le voci che spostano il prezzo:

numero di pause nella giornata;
espresso con barista o caffè da erogatore;
pasticceria artigianale o industriale;
salato, frutta, spremute fatte al momento;
personale e ore di presenza;
noleggio di tovagliato, tazze in ceramica o monouso;
trasporto e accessi in ZTL.

Chiedi sempre se il prezzo è IVA inclusa o esclusa. Per la somministrazione con servizio si applica di norma l'aliquota del 10%; i casi dubbi vanno verificati con l'ufficio amministrativo. La guida ai prezzi del catering aziendale mette a confronto le diverse formule.

Domande da fare al catering

Quante postazioni di caffè prevedi per il numero di partecipanti?
Il caffè è espresso, da erogatore o entrambi?
Quanti addetti ci sono e con quale ruolo? Fino a che ora restano?
A che ora arrivate per allestire e quanto tempo serve?
Tazze e bicchieri sono in ceramica e vetro o monouso? Ritirate voi tutto?
Quali prodotti senza glutine e senza lattosio sono previsti? Avete la lista degli allergeni?
Come cambia l'offerta tra la pausa del mattino e quella del pomeriggio?
Che corrente e che punto acqua vi servono?
Come gestite l'accesso se la sede è in ZTL?
Fino a quando posso cambiare il numero dei partecipanti?

In chiusura

Un buon coffee break si nota poco: le persone prendono il caffè, scambiano due parole e tornano in sala in orario. Per arrivarci servono tre dati chiari da dare al catering: numero di partecipanti, orari delle pause e sede. Trovi i fornitori che lavorano con le aziende nella sezione catering aziendale e una panoramica completa nella guida al catering aziendale a Roma. Quando hai il programma, chiedi un preventivo a due o tre catering e confrontali voce per voce.