In breve
- Prima data e location, poi i fornitori che dipendono da lei: catering, allestimento, noleggi.
- Indicativamente: 12-18 mesi prima location, catering, fotografo e wedding planner; 9-12 musica, fiori, abito; 6-9 torta e trasporti.
- Molti fornitori dipendono dal catering (torta, allestimento, musica) per spazi e tempi.
- Il giorno serve una scaletta unica per tutti.
Un matrimonio mette insieme dieci, quindici fornitori diversi. Ognuno lavora bene da solo, ma il giorno delle nozze devono incastrarsi. Questa lista ti dice chi ti serve, quando prenotarlo e chi dipende da chi, così puoi scegliere nell'ordine giusto.
La guida parte dal punto di vista del catering, che è il fornitore con più legami con gli altri. Per la parte cucina e ricevimento c'è la guida al catering per matrimonio a Roma.
La lista completa
| Fornitore | Quando prenotare | Dipende da | Note |
|---|---|---|---|
| Location | 12-18 mesi | Data, numero di invitati | Decide se il catering è in esclusiva |
| Catering | 12-18 mesi | Location | Spesso porta tovagliato, stoviglie, a volte torta |
| Wedding planner | 12-18 mesi | Budget | Prima arriva, più può aiutare |
| Fotografo | 12-18 mesi | Data e location | Le date di punta si chiudono presto |
| Videomaker | indicativo: insieme al fotografo | Data | in genere insieme ad altri fornitori |
| Musica (band, DJ) | 9-12 mesi | Location (orari, limiti di volume) | Coordina i tempi con il catering |
| Fiori e allestimento | 9-12 mesi | Location, pianta dei tavoli | Centrotavola e buffet si dividono lo spazio |
| Abito e trucco | 9-12 mesi | Prove da programmare con anticipo | |
| Torta | 6-9 mesi | Catering (taglio, servizio, frigo) | Chiedi se il catering applica un costo per la torta esterna |
| Trasporti | 6-9 mesi | Chiesa o Comune, location | Navette per gli ospiti in ville fuori città |
| Partecipazioni | appena possibile, spedizione 2-3 mesi prima | Data, location | Chiedi nella risposta allergie e diete |
| Noleggi (arredi, gazebo, luci) | indicativo: dopo il sopralluogo con il catering | Location e catering | Necessari in una location libera |
| Officiante o Comune | indicativo: appena fissata la data | Data | Sale e regole del Comune di Roma su comune.roma.it |
| Bomboniere e confettata | indicativo: 3-6 mesi | Catering, se la confettata è a buffet | in genere insieme ad altri fornitori |
Dove scriviamo "indicativo" non abbiamo una fonte con un tempo preciso: la finestra nasce dalla dipendenza con gli altri fornitori.
Chi dipende da chi
Il punto da ricordare: la location decide molte cose per gli altri.
- Location → catering. Se la villa ha un catering in esclusiva, la scelta è fatta. Se è libera, scegli tu, ma devi verificare cucina, corrente e accessi. Il confronto è nella guida su location con catering in esclusiva o libera.
- Catering → noleggi. Il catering ti dice cosa porta e cosa manca: tavoli, sedie, cucina da campo, gazebo. Poi chiami il noleggiatore. Trovi tutto nella guida al noleggio attrezzature per eventi.
- Catering → fiori e allestimento. Il fiorista deve sapere quanti tavoli, di che forma, e quanto spazio resta per bottiglie e pane. Un centrotavola alto e un servito a quattro portate devono convivere.
- Catering → torta. Se la torta arriva da una pasticceria, il catering deve conservarla, tagliarla e servirla. Chiedi se c'è un costo e se ha un frigorifero libero.
- Catering → musica. I tempi delle portate e quelli della band devono combaciare: niente primo ballo mentre escono i secondi.
- Location → musica. Molte ville fuori Roma hanno limiti d'orario e di volume per i vicini.
Il budget tra i fornitori
Le guide per gli sposi propongono una ripartizione d'esempio del budget di nozze. Non è una regola, ma aiuta a non spendere tutto sulla prima voce.
| Voce | Quota indicativa |
|---|---|
| Location e catering | 40% |
| Foto e video | 12% |
| Abiti e trucco | 12% |
| Fiori e decorazioni | 10% |
| Musica e intrattenimento | 8% |
| Fondo imprevisti | 5% |
| Rito | 3% |
| Partecipazioni e stationery | 3% |
| Bomboniere | 2% |
| Trasporti | 2% |
| Fedi | 2% |
| Torta e dolci | 2% |
Le quote sommano al 101%: è un esempio arrotondato. Per il solo catering, le stime di settore indicano in media circa 125 € a persona. I dettagli sono nella guida su quanto costa il catering di un matrimonio.
Un catering, più servizi
Alcuni catering lavorano chiavi in mano: cucina, sala, tovagliato, allestimento, a volte torta, fiori e musica tramite partner. Altri fanno solo cucina e servizio.
- Chiavi in mano: un solo referente, meno telefonate, meno rischio di buchi tra un fornitore e l'altro.
- Fornitori separati: scegli ognuno per stile e prezzo, ma devi coordinarli tu o una wedding planner.
Il confronto completo è nella guida ai servizi accessori del catering. Se hai una wedding planner, leggi anche come lavorano insieme wedding planner e catering.
La scaletta del giorno
Una settimana prima, manda a tutti i fornitori un solo documento con:
- orari di arrivo e montaggio di ognuno (il catering arriva per primo, spesso al mattino);
- accessi, parcheggi, permessi ZTL se la location è in centro;
- nome e telefono del referente del giorno;
- orari di cerimonia, aperitivo, cena, torta, primo ballo, fine;
- orario di smontaggio e chi esce per ultimo.
A Roma conta la distanza: una cerimonia in Campidoglio e un ricevimento ai Castelli Romani o sul lago di Bracciano vogliono dire almeno un trasferimento. Il catering deve sapere quando arrivano gli ospiti per far partire l'aperitivo.
Domande da fare al catering
- Cosa portate voi e cosa devo cercare da altri fornitori?
- Lavorate con fioristi, allestitori o noleggiatori di fiducia? C'è un costo se ne porto di miei?
- Se la torta arriva da una pasticceria, c'è un costo di taglio e servizio?
- Avete già lavorato in questa location con la band o il DJ che ho scelto?
- A che ora arrivate per il montaggio e chi vi apre?
- Il pasto di fotografo, musicisti e wedding planner è nel preventivo?
- Chi è il vostro referente il giorno, e coordina anche gli altri fornitori?
Per partire
Fissa data, invitati e budget, poi blocca la location. Subito dopo arriva il catering, perché da lui dipendono quasi tutti gli altri. La sequenza mese per mese è nella timeline di un evento. Quando hai la location, puoi confrontare i catering per matrimoni e chiedere un preventivo a due o tre fornitori.
Fonti
- Roma Capitale, matrimoni civili: https://www.comune.roma.it
