In breve
- La wedding planner propone il catering, ma la scelta e il contratto restano degli sposi.
- Compensi indicativi: 1.000-3.500 € per il solo giorno, da 2.500 € per l'organizzazione completa, o circa il 10% del budget.
- Eventuali commissioni dai fornitori vanno dichiarate: chiedile per iscritto.
- Il giorno delle nozze serve una sola regia: decidete prima chi dà i tempi al catering.
Se hai una wedding planner, il catering non lo cerchi da solo. Ma non vuol dire che non devi capire come funziona il rapporto tra i due. Chi propone chi, chi paga chi, chi decide quando escono i primi: sono cose da chiarire prima, non la sera stessa. Qui trovi i modelli più comuni e le domande da fare a entrambi.
Chi fa cosa
| Compito | Wedding planner | Catering | Sposi |
|---|---|---|---|
| Proporre i fornitori | Sì, di solito 2-3 nomi | Decidono | |
| Preventivi e trattativa | Spesso li raccoglie e confronta | Li prepara | Approvano |
| Contratto | Lo legge e lo verifica | Lo propone | Lo firmano |
| Menu e degustazione | Accompagna | Propone e cucina | Scelgono |
| Pianta della sala | Coordina con allestitore e fiorista | Indica passaggi e servizio | Approvano |
| Scaletta del giorno | La scrive e la manda a tutti | La rispetta e la adatta | La approvano |
| Regia il giorno | Tiene i tempi tra fornitori | Gestisce sala e cucina | Si godono la festa |
La tabella è indicativa: ogni wedding planner ha un suo modello di servizio, dal solo giorno all'organizzazione completa.
Chi sceglie il catering
Ci sono tre situazioni tipiche.
1. La location ha un catering in esclusiva. Molte ville e casali intorno a Roma lavorano con un fornitore fisso. La scelta è fatta con la location. La wedding planner qui lavora sul menu, sui tempi e sugli extra. Il confronto è nella guida su location con catering in esclusiva o libera.
2. La wedding planner propone i suoi fornitori di fiducia. È il caso più comune. Li conosce, sa come lavorano, ha già fatto eventi con loro in quella villa dell'Appia o in quel casale ai Castelli. È un vantaggio reale: meno sorprese il giorno.
3. Gli sposi arrivano con un catering già scelto. Una buona wedding planner lo valuta senza pregiudizi: chiede il preventivo, controlla il contratto, organizza un sopralluogo insieme.
In tutti e tre i casi la decisione finale è vostra. Se vi propone un solo nome, chiedetene almeno un secondo da confrontare.
Compensi e commissioni
Le stime che circolano online indicano:
| Servizio | Compenso indicativo |
|---|---|
| Solo coordinamento del giorno | 1.000-3.500 € |
| Organizzazione completa | da circa 2.500 € fino a 10.000-15.000 € e oltre |
| Tariffa a percentuale | intorno al 10% del budget complessivo |
Sono cifre nazionali. A Roma dipendono dal numero di invitati, dai mesi di lavoro e da quanti fornitori coordina.
Poi ci sono le commissioni, cioè somme che alcuni fornitori riconoscono a chi porta loro il lavoro. Non abbiamo trovato una fonte affidabile che dica quanto siano diffuse o quanto valgano. Una commissione dichiarata non è scorretta. Il problema è quando non la sai, perché non puoi capire se un fornitore ti è stato proposto perché è adatto o perché paga.
Chiedi per iscritto, nel contratto con la wedding planner:
- come è calcolato il suo compenso;
- se riceve somme o sconti dai fornitori che propone;
- se gli eventuali sconti ottenuti vanno a voi.
Il sopralluogo
Il sopralluogo nella location con catering e wedding planner insieme è il momento più utile di tutta la preparazione. Si guardano:
- la cucina o lo spazio per la cucina da campo, e quanto dista dalla sala;
- i percorsi: da dove entrano i furgoni, se c'è ZTL, dove si scarica;
- corrente e acqua: bastano per cucina, luci e musica?
- il piano B: dove si sta se piove, con quale copertura;
- la pianta: tavoli, buffet, bar, pista, tableau.
Portate a casa un verbale scritto, anche solo una mail riassuntiva. Le domande di logistica sono anche nella guida al matrimonio in villa a Roma.
I contratti
Di solito sono due contratti separati: sposi e wedding planner, sposi e catering. Alcune wedding planner gestiscono i pagamenti ai fornitori per conto vostro: in quel caso chiedete i preventivi originali e le fatture intestate a voi.
Nel contratto con il catering controllate gli stessi punti di sempre: acconto, numero definitivo, ore di servizio, annullamento, piano B. Sono spiegati nella guida su cosa controllare nel contratto di catering. Per un catering con una data fissata, ricorda che il Codice del consumo (art. 59) esclude il recesso di 14 giorni.
Il giorno delle nozze: una sola regia
Il problema più comune non è un piatto sbagliato: è avere due persone che danno ordini diversi. La wedding planner vuole far partire il taglio della torta, il maître ha appena fatto uscire il secondo.
Decidete prima:
- chi dà il via a ogni momento (ingresso in sala, portate, discorsi, torta, primo ballo);
- chi parla con il maître del catering, e con quale telefono;
- la scaletta unica, mandata a tutti i fornitori una settimana prima;
- chi gestisce i ritardi, ad esempio se le foto al tramonto si allungano.
Senza wedding planner, spesso è il responsabile di sala del catering a tenere i tempi. Chiedete se lo fa anche per fornitori che non ha scelto lui, come spiega la guida ai servizi accessori del catering.
Domande da fare al catering
- Avete già lavorato con la nostra wedding planner? E in questa location?
- Chi è il vostro referente il giorno delle nozze?
- Chi decide il via delle portate, voi o la wedding planner?
- Riconoscete commissioni a chi vi presenta il cliente?
- Il pasto della wedding planner e del suo staff è nel preventivo?
- Venite al sopralluogo con lei? Ha un costo?
- A chi mandate la pianta e la scaletta: a noi o alla wedding planner?
In chiusura
Una wedding planner vi toglie molto lavoro, ma non le decisioni. Tenete voi contratti e pagamenti, chiedete trasparenza sui compensi e fissate una sola regia per il giorno. Per tutti gli altri fornitori c'è la lista dei fornitori del matrimonio. Potete confrontare i catering per matrimoni anche da soli e chiedere un preventivo da girare alla vostra wedding planner.
