In breve
- Per un matrimonio si parte 12-18 mesi prima con location e catering, secondo le guide di settore.
- Per eventi aziendali e feste i tempi sono più brevi, ma i periodi di punta a Roma si riempiono presto.
- L'ordine giusto: data, ospiti e budget, poi location, poi catering.
- Le scadenze più importanti sono nel contratto: numero definitivo, saldo, piano B.
Organizzare un evento è una sequenza di decisioni, e ognuna dipende dalla precedente. Se le prendi nell'ordine giusto, hai più scelta e meno fretta. Questa timeline parte da un matrimonio, l'evento con i tempi più lunghi, e poi mostra come accorciarla per un evento aziendale o una festa privata.
Prima di tutto: data, ospiti, budget
Tre numeri decidono tutto il resto:
- la data, con una o due alternative;
- il numero indicativo di ospiti, anche solo a forbice;
- il budget complessivo, o almeno un tetto massimo.
Con questi dati puoi chiedere preventivi confrontabili. Per avere un'idea dei prezzi, leggi quanto costa un catering a Roma.
La timeline di un matrimonio
Le guide al matrimonio indicano di bloccare location e catering tra 12 e 18 mesi prima. Il resto della tabella è indicativo: dipende dalla data, dalla location e dalle regole del catering.
| Quando | Cosa fare |
|---|---|
| 12-18 mesi prima | Data, ospiti e budget. Scelta della location, verifica se il catering è in esclusiva. Prime richieste di preventivo |
| 10-12 mesi prima | Degustazioni, scelta del catering, firma del contratto, acconto |
| 6 mesi prima | Formula del ricevimento, bozza di menu, bevande, noleggi, piano B |
| 3 mesi prima | Menu definitivo, vini, torta, allestimento, invio inviti con domanda su allergie e diete |
| 1 mese prima | Raccolta conferme, tableau, menu per diete speciali, orari con fotografo e musica |
| 2-4 settimane prima | Numero definitivo al catering (verifica la data nel contratto), saldo se previsto |
| Ultima settimana | Sopralluogo finale, conferma orari e accessi, controllo meteo e piano B |
Perché così presto a Roma
A Roma i sabati di maggio, giugno e settembre sono i più richiesti per le nozze, e le ville più note dell'Appia Antica, dei Castelli Romani e del lago di Bracciano si prenotano con molto anticipo. Se hai una data precisa in quei mesi, muoviti presto. Se sei flessibile, un venerdì o un mese meno richiesto ti dà più scelta.
La timeline di un evento aziendale
Per un evento aziendale i tempi dipendono dalle dimensioni. Le indicazioni che seguono sono indicative: derivano dalla logica della sequenza (location, catering, menu, numeri), non da una fonte statistica.
| Evento | Quando partire | Note |
|---|---|---|
| Coffee break, light lunch | Qualche settimana prima | Più semplice se la sede è già definita |
| Cena aziendale, festa di Natale | 2-4 mesi prima | Dicembre a Roma è molto richiesto |
| Cena di gala, congresso | 6-12 mesi prima | Location grandi, molti fornitori, permessi |
Per le cene di Natale, i venerdì di dicembre vanno via presto. Se puoi, valuta un giovedì o un pranzo. Per gli eventi di lavoro, la guida al catering aziendale a Roma entra nel dettaglio delle formule.
La timeline di una festa privata
Compleanni, lauree, battesimi, comunioni: tempi più brevi, ma la sequenza è la stessa.
| Quando | Cosa fare |
|---|---|
| 2-3 mesi prima | Data, ospiti, budget, location (casa, giardino, sala) |
| 1-2 mesi prima | Preventivi, scelta del catering, formula (buffet, apericena, pranzo servito) |
| 1 mese prima | Menu, noleggi, conferme degli invitati |
| 1-2 settimane prima | Numero definitivo, allergie, orari di consegna |
| Ultimi giorni | Spazio pronto, piano B se all'aperto |
Queste finestre sono indicative. Per comunioni e cresime, che a Roma si concentrano tra aprile e giugno, conviene anticipare: molte famiglie cercano sala e catering negli stessi fine settimana.
Le scadenze che decide il contratto
Alcune date non le scegli tu: sono scritte nel contratto con il catering. Annotale nel calendario appena firmi:
- data del numero definitivo di ospiti;
- scadenze dei pagamenti: acconto, eventuali rate, saldo;
- ultimo giorno per cambiare il menu;
- termine per decidere il piano B se l'evento è all'aperto;
- soglie delle penali di annullamento.
Ricorda che per il catering con una data fissata il Codice del consumo (art. 59) esclude il recesso di 14 giorni. La guida su cosa controllare nel contratto di catering spiega le clausole una per una.
Il giorno prima e il giorno dell'evento
| Momento | Cosa verificare |
|---|---|
| Giorno prima | Meteo e piano B, orari di accesso, nome del referente del catering |
| Mattina | Arrivo del catering e dei noleggi, montaggio cucina |
| 2-3 ore prima | Mise en place, prova luci e musica |
| Arrivo ospiti | Aperitivo o welcome drink pronto, acqua disponibile |
| Fine evento | Orario di fine servizio e di smontaggio, rifiuti |
Affida a una persona di fiducia il ruolo di contatto con il catering il giorno dell'evento. Tu, o gli sposi, avrete altro a cui pensare.
Se hai poco tempo
Non sempre si parte con un anno di anticipo. Se mancano poche settimane, cambia l'ordine delle priorità:
- Blocca subito la location, anche con un'opzione di pochi giorni. Senza spazio non si va avanti.
- Chiedi più preventivi in parallelo, non uno alla volta. Indica che la data è vicina.
- Scegli formule semplici: un buffet o un'apericena si organizzano più in fretta di un servito con molte portate.
- Rinuncia alla degustazione completa se serve, e chiedi foto di eventi simili e un menu dettagliato.
- Raccogli subito le allergie, insieme alle conferme degli invitati.
Avrai meno scelta, ma un evento ben riuscito non dipende dal numero di mesi: dipende dalle decisioni prese nell'ordine giusto.
Domande da fare al catering
- Con quanto anticipo serve prenotare per la mia data?
- Quando posso fare la degustazione?
- Entro quando devo confermare formula e menu?
- Qual è la scadenza per il numero definitivo di ospiti?
- Quando vanno pagati acconto e saldo?
- Fino a quando posso cambiare il menu o il numero di ospiti?
- Quando si decide il piano B meteo?
- Quante ore prima dell'evento arrivate per il montaggio?
- Chi sarà il mio referente il giorno dell'evento?
Per partire
Il passo più utile oggi è scrivere data, ospiti e budget su un foglio. Poi scegli la location e chiedi due o tre preventivi. Se è un matrimonio, la pagina dei catering per matrimoni ti aiuta a trovare chi lavora a Roma e provincia. Quando hai i tre numeri, chiedi un preventivo: con data, ospiti e zona le risposte arrivano più precise.
