In breve
- Le guide di settore suggeriscono 4-6 pezzi di finger food a persona nella prima ora, poi 2-3 per ogni ora successiva.
- Per i piatti a buffet: 150-200 g di antipasti freddi, 120-150 g di primo, 100-120 g di secondo a persona.
- Tieni un margine del 10-15% sul cibo e del 20% sulle bevande, come consigliano le stesse guide.
- Le quantità cambiano con orario, durata e formula: un aperitivo prima di cena non è un'apericena.
"Basterà?" è la domanda che ogni padrone di casa si fa la sera prima. La risposta dipende da tre cose: quanto dura l'evento, a che ora si svolge e se il buffet è il pasto o un antipasto. Qui trovi le quantità di riferimento, con la fonte, e un metodo per adattarle alla tua festa.
Prima di contare: tre domande
- Il buffet sostituisce il pasto? Un'apericena alle 20 deve sfamare. Un aperitivo alle 18 prima di una cena no.
- Quanto dura? Nella prima ora si mangia di più, poi il ritmo cala.
- Chi sono gli ospiti? Un gruppo di colleghi a pranzo, una festa di 18 anni, un battesimo con molti bambini: gli appetiti sono diversi.
Finger food: quanti pezzi a persona
Le guide di settore propongono un calcolo per ora:
| Durata dell'evento | Pezzi a persona (indicativo) |
|---|---|
| 1 ora | 4-6 |
| 2 ore | 6-9 |
| 3 ore | 8-12 |
| 4 ore | 10-15 |
Le righe dopo la prima sono il risultato del calcolo "4-6 nella prima ora, 2-3 per ogni ora successiva". Se il finger food è l'unica cosa da mangiare a ora di cena, resta nella parte alta della fascia e aggiungi un piatto caldo, come un primo in mini porzione.
Conta anche la dimensione del pezzo. Un supplì intero sazia più di un cucchiaio di tartare. Chiedi al catering il peso o la dimensione indicativa dei pezzi: è il modo per confrontare due preventivi che promettono "12 pezzi a persona".
Buffet di piatti: grammi a persona
Per un buffet con più portate, le stesse guide indicano queste quantità:
| Portata | Grammi a persona |
|---|---|
| Antipasti freddi | 150-200 g |
| Primi | 120-150 g |
| Secondi | 100-120 g |
| Contorni | 80-100 g |
| Dolci | 80-120 g |
| Pane | 80-100 g |
Sono quantità pensate per un buffet completo. Se togli una portata, le altre devono crescere. Se metti tre primi diversi, non servono 150 g di ognuno: gli ospiti assaggiano un po' di tutto, quindi chiedi al catering di dividere la quantità totale tra i tre.
I piatti che finiscono prima
Alcune cose spariscono prima di altre, e conviene saperlo.
- Pizza al taglio e focaccia: si mangia in piedi, piace a tutti, va calcolata generosa.
- Fritti (supplì, crocchette, tempura): vanno serviti caldi, quindi conviene farli arrivare a ondate, non tutti all'inizio.
- Carciofi in primavera, fiori di zucca in estate: piatti di stagione, che finiscono presto.
- Pasta: un primo in mini porzione all'apericena, che sia una cacio e pepe, un risotto o una pasta al pomodoro, attira tutti. Calcola che quasi ogni ospite ne prenderà una.
Bevande: come stimarle
Per le bevande non esiste una tabella valida per tutti. Le guide di settore suggeriscono di tenere una riserva del 20%. Il resto si stima con un metodo semplice.
Acqua. Si beve a ogni evento, di più in estate. In un giardino romano a luglio servirà molta più acqua di una sala a dicembre. Chiedi al catering quanta ne prevede e se il ghiaccio è compreso.
Vino e bollicine. Una bottiglia da 75 cl riempie circa sei calici da 125 ml. Fai così:
- conta gli ospiti adulti che bevono alcolici;
- stima quanti calici a testa per la durata dell'evento (il dato è indicativo: dipende da orario, stagione e tipo di festa);
- moltiplica, dividi per sei, aggiungi il margine.
Per un brindisi con le bollicine, un calice a persona basta quasi sempre.
Bibite e succhi. Per i bambini e per chi non beve alcolici. A una festa di bambini diventano la bevanda principale.
Caffè. A fine pranzo o cena quasi tutti lo chiedono. A un coffee break aziendale è il centro della pausa.
Un accordo utile: chiedi se le bottiglie non aperte si possono rendere o vengono scalate dal conto. Così puoi abbondare senza pagare l'eccesso.
Un esempio di calcolo
Prendi un'apericena di laurea per 40 persone, dalle 19 alle 22, in una sala a Ostiense. Con la regola indicativa (4-6 pezzi nella prima ora, 2-3 per ognuna delle due successive) arrivi a 8-12 pezzi a persona, cioè tra 320 e 480 pezzi in tutto. Visto che sostituisce la cena, stai verso l'alto della fascia e aggiungi un primo in mini porzione. Poi applichi il margine del 10-15%. È un calcolo di orientamento: il catering lo correggerà in base alla dimensione dei pezzi.
Spazio del buffet: quanto deve essere lungo
Le guide sul ricevimento a buffet indicano circa tre metri di tavolo ogni venti invitati e posti a sedere per circa la metà degli ospiti. Per 80 persone vuol dire circa dodici metri di buffet, anche divisi in più isole. Più isole significa meno code, ma più personale per rifornirle.
Il margine: quanto in più
Le guide di settore consigliano di abbondare del 10-15% sul cibo e del 20% su verdure e bevande. È un buon punto di partenza. Il margine può essere più basso se il catering cucina sul posto e può rifornire in tempo reale, più alto se il cibo arriva tutto in una volta.
Chiedi anche cosa succede agli avanzi. Alcuni catering lasciano il cibo avanzato al cliente, altri no per ragioni di sicurezza alimentare. Esistono anche associazioni che ritirano le eccedenze: vale la pena chiedere.
Domande da fare al catering
- Quanti pezzi a persona prevedete, e di che dimensione?
- Il finger food arriva tutto all'inizio o a ondate?
- Quanti grammi di primo e di secondo calcolate a persona?
- Le quantità sono pensate per un pasto completo o per un aperitivo?
- Quante bottiglie di vino e di acqua sono comprese?
- Le bottiglie non aperte si possono rendere?
- Il ghiaccio è compreso?
- Quante isole o postazioni buffet prevedete per i nostri ospiti?
- Chi rifornisce il buffet durante la festa?
- Cosa succede agli avanzi?
Per finire
Le quantità giuste nascono da tre dati: ospiti, durata e formula. Con questi, un catering serio ti propone le quantità e te le scrive nel preventivo. Usa questa guida per capire se sono ragionevoli, e la guida su come leggere un preventivo di catering per confrontarle.
Se stai pensando a un aperitivo, guarda i catering di finger food e di apericena. Per idee di stagione c'è la guida alle idee di finger food per eventi. Quando hai i numeri, puoi chiedere un preventivo senza impegno.
