PCO sta per Professional Congress Organizer: è l'organizzatore professionale di congressi e convegni. Gestisce sede, iscrizioni, programma, ospitalità e fornitori, compreso il catering per welcome coffee, coffee break e pranzi.

Chi fattura il catering, l'agenzia o il catering?

Ci sono due modelli. Nel primo il catering fattura direttamente all'azienda e l'agenzia fattura solo il suo compenso. Nel secondo l'agenzia acquista il catering e lo rifattura dentro un preventivo unico. Gli aspetti fiscali vanno verificati con il commercialista.

Conviene passare da un'agenzia per il catering aziendale?

Per un coffee break o un light lunch in sede di solito no: basta un buon brief al catering. Per una cena di gala, un congresso o un evento con molti fornitori l'agenzia toglie lavoro di coordinamento e si assume la regia.

Cosa deve contenere il brief per il catering?

Data, orari, sede con accessi, numero di ospiti con margine, formule e momenti di servizio, budget a persona, diete e allergie, vincoli della sede, referente del giorno e dati di fatturazione. Più è preciso, più i preventivi sono confrontabili.

Agenzia eventi e catering aziendale: briefing, fatture e regia

In breve

Agenzia eventi, PCO (organizzatore di congressi) o event manager interno: cambia chi parla con il catering, non cosa va chiesto.

Tutto parte da un brief scritto: data, orari, sede, ospiti, formule, budget, diete.

Due modelli di fatturazione: catering diretto all'azienda o rifatturato dall'agenzia. Chiarisci quale prima.

Serve una sola regia e una scaletta unica per tutti i fornitori.

In un evento aziendale il catering raramente parla con chi mangia. Parla con un'agenzia, con un PCO o con l'event manager dell'ufficio marketing. Ognuno porta richieste, vincoli di bilancio e altri fornitori. Questa guida spiega come si organizza il rapporto, dal brief alla fattura, per non perdere informazioni per strada.

Le formule per ogni momento della giornata (welcome coffee, light lunch, cena di gala) sono nella guida al catering aziendale a Roma.

Chi c'è al tavolo

Figura	Chi è	Quando c'è
Event manager aziendale	Una persona interna (marketing, HR, segreteria)	Quasi sempre, anche negli eventi piccoli
Agenzia eventi	Società esterna che progetta e coordina l'evento	Lanci, convention, gala, incentive
PCO	Professional Congress Organizer, organizzatore di congressi	Congressi, convegni, eventi medico-scientifici
DMC	Destination Management Company, agenzia locale per gruppi in arrivo	Gruppi stranieri, incentive a Roma
Ufficio acquisti	Gestisce fornitori, ordini, pagamenti	Aziende grandi ed enti
Catering	Cucina, sala, spesso allestimento del buffet	Sempre

Non tutti ci sono sempre. Per un light lunch in sede all'EUR bastano event manager e catering. Per un congresso in un centro congressi ci sono quasi tutti.

Il brief per il catering

Il brief è il documento che l'agenzia o l'azienda manda al catering per chiedere il preventivo. Più è preciso, più le offerte sono confrontabili.

Voce del brief	Cosa scrivere
Evento	Tipo, obiettivo, tono (formale, informale)
Data e orari	Arrivo ospiti, momenti di servizio, fine
Sede	Indirizzo, piano, montacarichi, orari di accesso, ZTL
Ospiti	Numero con margine, eventuale presenza di stranieri
Formule	Welcome coffee, coffee break, light lunch, aperitivo, cena
Budget	A persona o totale, IVA inclusa o esclusa
Diete	Allergie, vegani, senza glutine, kosher o halal
Vincoli della sede	Catering in esclusiva, fiamme libere, rumore, cucina
Altri fornitori	Allestitore, audio-video, hostess: chi sono e quando montano
Referente	Nome e telefono di chi decide il giorno
Fatturazione	Chi riceve la fattura, dati, codice destinatario, ordine d'acquisto

Per le diete, il Regolamento UE 1169/2011 obbliga a dare informazioni sui 14 allergeni anche per il cibo non confezionato. Raccogli allergie e diete al momento dell'iscrizione degli ospiti. I dettagli sono nella guida alle diete speciali nel catering.

Chi fattura: i due modelli

Modello 1: catering diretto all'azienda. L'agenzia seleziona e coordina, il catering fattura all'azienda. L'agenzia fattura solo il suo compenso. È più trasparente: l'azienda vede il prezzo vero del catering.

Modello 2: preventivo unico dell'agenzia. L'agenzia compra il catering e lo rifattura all'azienda, insieme agli altri servizi. È più semplice per l'ufficio acquisti, che gestisce un solo fornitore. Il prezzo del catering può includere il margine dell'agenzia.

Nessuno dei due è sbagliato. Chiarisci prima quale si usa, perché cambia chi firma il contratto con il catering, chi paga l'acconto e a chi va la fattura.

Due note fiscali generali, da verificare con il commercialista:

per il catering con servizio l'aliquota IVA è di norma il 10%;
tra imprese in Italia la fattura elettronica è obbligatoria, secondo l'Agenzia delle Entrate: il catering ha bisogno del codice destinatario o della PEC dell'azienda.

Per enti pubblici e società partecipate possono valere regole in più, come ordini e codici di gara: chiedili all'ufficio acquisti.

Coordinare i fornitori

In un evento aziendale il catering lavora accanto a:

allestitore (palco, scenografia, arredi);
audio, video e luci;
hostess e guardaroba;
sede con le sue regole e il suo personale tecnico;
a volte sicurezza e pulizie.

Il punto delicato è lo spazio e il tempo. Il catering deve montare il buffet mentre l'allestitore finisce il palco e l'audio prova i microfoni. Tutti usano lo stesso montacarichi. In un palazzo storico del centro, con orari di carico vincolati dalla ZTL come spiega Roma Mobilità, i turni vanno decisi prima.

Chiedi all'agenzia o al PCO di mandare una scaletta unica con:

orari di arrivo, montaggio e smontaggio di ogni fornitore;
planimetria con le aree di ognuno;
orari dei momenti di servizio legati al programma (fine sessione, coffee break, pranzo);
referente di ogni fornitore con telefono.

Per i grandi numeri, con turni e postazioni multiple, c'è la guida al catering per congressi a Roma.

La timeline

Quando	Cosa succede
6-12 mesi prima (congressi, gala)	Brief, sopralluogo, primi preventivi
2-4 mesi prima (cene aziendali)	Scelta del catering, degustazione, contratto
1 mese prima	Menu definitivo, pianta, scaletta dei fornitori
1-2 settimane prima	Numero definitivo, diete, accessi e permessi
Giorno prima	Conferma orari e referenti, meteo se all'aperto
Il giorno	Briefing di 10 minuti tra catering, agenzia e sede prima dell'apertura
Dopo	Consuntivo: ospiti effettivi, ore extra, fattura

I tempi sono indicativi, ripresi dalla timeline di un evento: dipendono da dimensioni e periodo. A dicembre, con le cene di Natale, conviene anticipare.

Il consuntivo conta: nei congressi gli ospiti effettivi possono essere diversi dagli iscritti. Chiarisci nel contratto se paghi il numero garantito o i presenti.

Domande da fare al catering

Fatturate direttamente all'azienda o passate dall'agenzia?
Il prezzo è IVA inclusa o esclusa?
Chi firma il contratto e a chi va l'acconto?
Avete già lavorato in questa sede? Conoscete i suoi vincoli?
A che ora montate e quanto spazio vi serve?
Come seguite i tempi del programma se una sessione si allunga?
Come gestite allergie e diete raccolte con le iscrizioni?
Il numero da pagare è quello garantito o quello dei presenti?
Chi è il vostro referente il giorno, e a chi risponde?

Per chiudere

Con un'agenzia o un PCO il catering diventa un fornitore tra tanti. Il brief scritto, il modello di fatturazione chiaro e una sola regia fanno la differenza. Le fasce di prezzo per ogni formula sono nella guida ai prezzi del catering aziendale. Puoi confrontare i catering per eventi aziendali e chiedere un preventivo allegando il tuo brief.