In breve
- La festa di fine anno aziendale si fa quasi sempre prima di Natale o a inizio gennaio, non il 31.
- Le date di metà dicembre vanno a ruba: blocca catering e location due o tre mesi prima.
- La formula più usata è apericena o cena a buffet, con un momento di saluti e brindisi.
- Chiedi preventivi a persona, con IVA indicata, e dai al catering i dati per la fattura elettronica.
La festa di fine anno è l'evento aziendale più atteso e quello che si organizza con meno tempo. Tra chiusure di bilancio e ferie, la data spesso si decide a novembre, quando i catering hanno già il calendario pieno. Questa guida ti aiuta a recuperare il ritardo con le scelte giuste.
La data: fine anno o inizio anno
Il 31 dicembre è una festa privata. Le aziende di solito scelgono:
- un giorno feriale tra il 10 e il 22 dicembre, la finestra più richiesta;
- la prima o la seconda settimana di gennaio, come festa di inizio anno: più disponibilità e meno sovrapposizioni con gli impegni familiari;
- un venerdì sera per una festa lunga, un pomeriggio infrasettimanale per un brindisi in sede.
Se la tua azienda fa già una cena di Natale, questa guida si sovrappone in parte a quella sulla festa di Natale aziendale. La differenza è soprattutto di tono: il fine anno guarda ai risultati e all'anno nuovo, spesso con un discorso del vertice e qualche premiazione.
In sede o in una location
| Scelta | Vantaggi | Da verificare |
|---|---|---|
| In ufficio | Nessun affitto, tutti già sul posto | Spazi, corrente, ascensori, regole dell'edificio, pulizie |
| Ristorante riservato | Cucina e sala pronte | Menu a scelta limitata, orari di chiusura |
| Location per eventi | Atmosfera, servizi, spazio per musica | Catering in esclusiva, costo affitto, trasporti |
| Terrazza o rooftop | Vista su Roma | Freddo di dicembre, vento, piano B al chiuso |
A Roma molte aziende hanno sede all'EUR, in zona Ostiense o lungo la Tiburtina, dove gli uffici hanno spazi ampi e parcheggi. In centro, dentro la ZTL, scarico e accessi vanno organizzati prima: leggi la guida al catering nel centro storico.
Se scegli una location, chiedi subito se ha un catering in esclusiva, cioè se lavora solo con il proprio fornitore.
Le formule di catering
| Formula | Durata tipo | Quando funziona |
|---|---|---|
| Brindisi in sede | 1-2 ore, pomeriggio | Saluti del vertice, budget contenuto |
| Aperitivo con finger food | 2 ore | Dopo il lavoro, molte persone in piedi |
| Apericena | 3 ore | Festa vera, con musica e cena leggera |
| Cena a buffet con isole | 3-4 ore | Grandi gruppi, varietà di gusti |
| Cena servita | 3-4 ore | Gruppi più piccoli o serata di gala |
L'apericena è la formula più diffusa per i fine anno: chi vuole mangia, chi vuole parlare gira, e i tempi restano flessibili. Con oltre 200 persone, la cena a buffet con isole tematiche (primi, fritti, crudi o sushi, formaggi, dolci) evita le code. Per un evento più formale c'è la guida alla cena di gala aziendale.
Il menu di fine anno
Dicembre offre piatti invernali che funzionano in formato finger food, in stili diversi:
- broccolo romanesco e baccalà in pastella;
- crocchette, supplì mignon, vellutata in tazza;
- crostini con salmone, tartare, ostriche per un menu di mare;
- formaggi con miele e noci;
- per dolce pangiallo, panettone e cioccolato.
Un piccolo rito di fine anno piace sempre: lenticchie e cotechino in mini porzione al momento del brindisi, anche se la festa è il 18 dicembre. Ricorda di prevedere un'alternativa senza maiale.
Raccogli le esigenze alimentari con il modulo di iscrizione all'evento: vegetariani, vegani, celiaci, allergie. Il catering deve poterti dare la scheda dei 14 allergeni prevista dal Regolamento UE 1169/2011. Per approfondire c'è la guida alle diete speciali.
Budget e preventivo
Non esiste un prezzo standard per una festa aziendale: dipende da persone, formula, bevande, personale e location. Per avere un riferimento ragionato, leggi la guida ai prezzi del catering aziendale a Roma.
Quando confronti i preventivi, controlla che riportino tutti:
- prezzo a persona e numero minimo di persone;
- IVA indicata a parte o inclusa;
- bevande incluse (quali e per quante ore);
- personale, allestimento, tovagliato e stoviglie;
- trasporto e montaggio;
- costo delle ore extra.
Per la fattura elettronica, dai al catering ragione sociale, partita IVA, codice destinatario o PEC. Se serve un ordine d'acquisto interno, avvisa il fornitore: alcuni catering chiedono l'acconto prima di confermare la data.
Il programma della serata
Una scaletta tipo per un'apericena dalle 19 alle 22:
| Orario | Momento | Cosa coordinare con il catering |
|---|---|---|
| 18:30 | Arrivo staff e allestimento | Accesso, montacarichi, prese |
| 19:00 | Accoglienza e aperitivo | Bevande pronte all'ingresso |
| 19:45 | Saluti e discorso | Pausa del servizio, niente piatti in giro |
| 20:00 | Buffet e isole | Rifornimento costante |
| 21:00 | Brindisi, premiazioni | Calici pronti, mini lenticchie |
| 21:15 | Dolci e musica | Isola dolci, caffè |
| 22:00 | Chiusura | Smontaggio e rifiuti |
Il momento del discorso è delicato: chiedi al personale di fermare il servizio per dieci minuti, così nessuno parla sopra il microfono.
Allestimento e servizi accessori
Una festa aziendale porta spesso il marchio dell'azienda: tovaglioli personalizzati, totem, luci nei colori del brand, un piccolo palco per i saluti. Il catering può curare tavoli e mise en place; per scenografie, luci e branding conviene un allestitore. Trovi le idee nella guida agli allestimenti per eventi aziendali.
Domande da fare al catering
- Siete liberi nelle date tra il 10 e il 22 dicembre? Avete un listino dedicato alle feste?
- Avete già lavorato nel nostro edificio o nella location scelta?
- Qual è il numero minimo di persone per questa formula?
- Il prezzo è IVA inclusa o esclusa? Cosa comprende esattamente?
- Quante ore di bevande sono incluse? Il brindisi è a parte?
- Potete preparare menu vegetariani, senza glutine e senza maiale? Ci date la scheda allergeni?
- Quanto personale portate e fino a che ora?
- Entro quando dobbiamo dare il numero definitivo di partecipanti?
- Quali dati vi servono per la fattura elettronica? Quanto è l'acconto?
- Chi pulisce e porta via i rifiuti a fine serata?
Per finire
La festa di fine anno funziona quando la data è scelta presto e il preventivo è chiaro fin dall'inizio. Guarda i catering che lavorano con le aziende nella pagina catering aziendale e la guida generale al catering aziendale a Roma. Con data, numero di persone e sede, chiedi un preventivo a più catering.
