In breve
- Con i grandi numeri il problema non è il menu, è il flusso: dove passano gli ospiti, dove si fermano, dove fanno la coda.
- Meglio molte postazioni uguali che un buffet lungo: chiedi al catering il suo calcolo dei tempi.
- Corrente, acqua e rifiuti si decidono prima, per iscritto: chi li fornisce, chi li paga.
- Una pianta dello spazio con cucine, postazioni e vie di fuga è il documento più utile dell'evento.
Quando un evento supera qualche centinaio di persone, il catering diventa un esercizio di logistica. Un piatto buono servito con quaranta minuti di coda resta un ricordo cattivo. Qui trovi i punti da pianificare con il catering e con la location, uno per uno.
Parti dalla pianta dello spazio
Il primo documento da chiedere o preparare è una pianta con:
- ingressi e uscite degli ospiti;
- vie di fuga e uscite di emergenza (non si occupano mai);
- cucina o cucine, comprese quelle da campo;
- percorso del personale dalla cucina alle postazioni;
- postazioni di cibo e bar;
- zone di lavaggio, deposito e rifiuti;
- punti di corrente e acqua.
Il percorso del personale non deve incrociare quello degli ospiti, o i vassoi si fermano tra la folla. Nelle grandi location romane, dai padiglioni congressuali dell'EUR alle tenute della campagna intorno a Roma, gli spazi di servizio ci sono quasi sempre: vanno solo usati bene. Per il quadro generale dell'evento leggi la guida al catering per grandi eventi a Roma.
Flussi: come si muovono le persone
Gli ospiti tendono a fare tutti la stessa cosa nello stesso momento: arrivano insieme, vanno al buffet insieme, cercano il bar insieme. Il catering lavora per spezzare queste punte.
Cosa aiuta:
- Aprire il cibo per fasi: prima l'aperitivo, poi le isole calde, poi i dolci.
- Buffet a due lati: con piatti su entrambi i lati del tavolo, raddoppi la velocità.
- Bar lontano dal cibo: chi fa la coda per il vino non blocca chi vuole il primo.
- Postazioni ai margini: lasciano libero il centro, dove la gente parla.
- Segnaletica: cartelli chiari su cosa c'è e dove, compresi gli allergeni.
Postazioni e tempi di servizio
La domanda chiave è: in quanto tempo vogliamo che tutti abbiano mangiato? Da qui si risale al numero di postazioni.
Un esempio di calcolo, con dati ipotetici da sostituire con quelli del tuo catering: se una postazione serve un ospite ogni 20 secondi, in 30 minuti serve 90 persone. Per 900 persone nello stesso tempo servono quindi 10 postazioni. Cambia il tempo per ospite e cambia tutto: per questo chiedi al catering i suoi numeri reali, presi da eventi simili.
| Tipo di postazione | Velocità | Nota |
|---|---|---|
| Piatti già porzionati | Più alta | Ideale per i grandi numeri |
| Ospiti che si servono da soli | Media | Rischio di porzioni irregolari |
| Servizio da parte del personale | Media | Controlla le porzioni e gli sprechi |
| Show cooking o cucina a vista | Più bassa | Bella da vedere, crea code: usala per un piatto, non per la cena |
Il numero di persone in sala è un tema a parte, spiegato nella guida su quanti camerieri servono.
Il programma: tempi e punte
Ogni grande evento ha un programma, e il catering deve averlo in mano con gli orari reali. Un ritardo di 30 minuti nei discorsi significa piatti caldi che aspettano.
Chiedi che il catering indichi:
- l'orario di inizio montaggio e di prova delle attrezzature;
- l'orario in cui le postazioni devono essere pronte;
- per quanto tempo restano aperte;
- come si comporta in caso di ritardo (piatti mantenuti in caldo, rigenerazione, cambio di sequenza);
- chi decide di aprire il buffet: il catering o l'organizzatore.
Un referente unico per parte (organizzatore, catering, location) evita che tre persone diano tre ordini diversi.
Corrente: la voce che si dimentica
Forni, piastre, abbattitori, frigoriferi, macchine del caffè, luci delle postazioni: tutto chiede energia. Senza un conto preciso, il primo forno acceso fa saltare il quadro.
Cosa fare:
- chiedi al catering l'elenco delle attrezzature con la potenza di ciascuna;
- chiedi alla location la potenza disponibile e dove sono i quadri;
- se non basta, prevedi uno o più generatori, posizionati lontano dagli ospiti per rumore e fumi;
- fai verificare l'impianto provvisorio da un tecnico abilitato.
Per gli impianti temporanei e le luci leggi anche la guida a luci e illuminazione per eventi.
Acqua e lavaggio
Servono acqua potabile per cucinare, acqua per lavare e uno scarico. Nelle aree all'aperto spesso mancano tutte e tre.
- Acqua potabile: allaccio alla rete o cisterne per uso alimentare.
- Lavaggio: lavastoviglie industriali o, in alternativa, stoviglie a perdere (con più rifiuti).
- Scarico: le acque grigie non si buttano in un prato. Serve un sistema di raccolta.
- Acqua per gli ospiti: in estate a Roma il caldo è forte, e con migliaia di persone l'acqua è una questione di salute. Prevedi più punti di distribuzione.
Rifiuti e sprechi
Un evento con mille persone produce molti rifiuti in poche ore. Pianifica prima:
- contenitori per la raccolta differenziata, vicino alle postazioni e alla cucina;
- personale che svuota i contenitori durante l'evento;
- area di deposito separata dagli ospiti;
- ritiro finale: a Roma la raccolta urbana è affidata ad AMA, e per un grande evento serve sapere come e quando passano. Chiedilo all'organizzatore o alla location;
- eccedenze: il cibo avanzato e mai servito può essere donato. La legge 166/2016 (detta legge Gadda) favorisce la donazione delle eccedenze alimentari. Chiedi al catering se collabora con associazioni o enti caritativi.
Ridurre lo spreco parte dal calcolo delle quantità: un numero di ospiti confermato e aggiornato vale più di un margine abbondante.
Attrezzature e noleggi
Per i grandi numeri le attrezzature si contano a centinaia: tavoli, sedie, piatti, bicchieri, posate, tovagliato, carrelli. Decidi chi porta cosa e chi conta i pezzi a fine evento. La guida al noleggio di attrezzature per eventi spiega come dividere le responsabilità.
Domande da fare al catering
- In quanto tempo servite tutti gli ospiti con il numero di postazioni proposto?
- Quanti ospiti serve una postazione in un'ora, secondo la vostra esperienza?
- Ci date l'elenco delle attrezzature con la potenza elettrica richiesta?
- Vi serve acqua potabile e uno scarico? Portate cisterne?
- Usate stoviglie lavabili o a perdere? Chi lava?
- Come gestite raccolta differenziata e ritiro dei rifiuti? È incluso?
- Cosa fate con il cibo non servito? Collaborate con associazioni per la donazione?
- Come reagite a un ritardo del programma?
- Chi è il vostro referente unico durante l'evento?
Per finire
Un catering per grandi numeri si valuta sui conti: tempi, postazioni, potenza, litri d'acqua, contenitori. Guarda i fornitori che lavorano con grandi eventi nella pagina catering per grandi eventi e, quando hai pianta e programma, chiedi un preventivo mandando a tutti le stesse informazioni.
